TÉRMINOS Y CONDICIONES DEL CONTRATO DE LICENCIA DE USO DEL SOFTWARE DE PROPIEDAD DE OFIMA S.A.S

Por favor, lea atentamente estos Términos y Condiciones. Todos los contratos que el Proveedor (OFIMA S.A.S.) celebre con sus clientes para la prestación de los Servicios en la Nube y la licencia de uso del Software ERP bajo la modalidad SaaS (Software como Servicio) se regirán por estos Términos y Condiciones. El Proveedor solicitará la aceptación expresa y por escrito del Cliente antes de proporcionar los servicios.

1. ACEPTACIÓN DE LOS TÉRMINOS Y CONDICIONES.

Al acceder y utilizar el Software de OFIMA S.A.S. (en adelante, «El Software»), el Cliente acepta de manera expresa e incondicional los Términos y Condiciones que regulan la licencia de uso del Software bajo la modalidad Software como Servicio (SaaS), constituyendo un acuerdo íntegro entre OFIMA S.A.S, quien es titular exclusivo sobre los derechos de propiedad intelectual del Software.

La aceptación de estos Términos y Condiciones es requisito indispensable para el uso del Software. En caso de no aceptar estos Términos y Condiciones, el Cliente debe abstenerse de acceder o utilizar el servicio.

2. DEFINICIONES.

Acuerdo: Hace referencia a un contrato entre las Partes, que incorpora los s Términos y Condiciones.

Afiliado: Entidad que controla, es controlada por, o está bajo control común con el Cliente.

API: Interfaz de programación de aplicaciones para los Servicios Alojados definida por el Proveedor y puesta a disposición por el Proveedor al Cliente.

Cambio: Cualquier cambio en el alcance de los servicios prestados, o cualquier cambio en el Acuerdo.

Cliente/Usuario/CONTRATANTE: Persona natural o jurídica que adquiere el derecho de uso del Software conforme a los s Términos y Condiciones, junto con el Contrato de Licencia SaaS.

Contrato: Se refiere a los s Términos y Condiciones, junto con la Propuesta Comercial aceptada por el Cliente y cualquier anexo o documento adicional que haga parte del acuerdo entre las partes. Para que tenga efectos legales, el contrato como sus respectivos anexos, deberán ser firmados por los Representantes Legales de ambas partes.

Credenciales de acceso: Nombres de usuario, contraseñas y otras credenciales que permiten el acceso a los Servicios Alojados, incluidas las credenciales de acceso para la interfaz de usuario y las credenciales de acceso para la API.

Criterios de aceptación: Criterios para garantizar que la nube y los Servicios Alojados que se ajusten en todos los aspectos materiales a la Especificación de Servicios Alojados.

Datos del Cliente: Todos los datos, obras y materiales, cargados o almacenados en la nube por parte del Cliente; transmitido por la nube a instancias del Cliente; suministrados por el Cliente al Proveedor para su carga, transmisión o almacenamiento en la nube; o generados por el Cliente utilizando los Servicios Alojados; en esta última categoría se excluyen los datos de uso relacionados con la nube y los Servicios Alojados, y los archivos de registro del servidor.

Datos del CONTRATANTE: Información cargada, almacenada, procesada o transmitida por el CONTRATANTE, por o a través de la plataforma SaaS. OFIMA S.A.S. no es responsable del contenido de estos datos.

Defecto de los Servicios Alojados: Defecto, error o fallo en la Plataforma que tiene un efecto adverso en la apariencia, el funcionamiento, la funcionalidad o el rendimiento de los Servicios Alojados, pero excluyendo cualquier defecto o causado que surja como resultado de:

A. cualquier acto u omisión del Cliente o de cualquier persona autorizada por el Cliente para utilizar la Plataforma o los Servicios Alojados;

B. cualquier uso de la Plataforma o de los Servicios Alojados contrario a la Documentación, ya sea por parte del Cliente o de cualquier persona autorizada por el Cliente;

C. El incumplimiento por parte del Cliente de cualquiera de sus obligaciones en el Acuerdo; y/o

D. Una incompatibilidad entre la Plataforma o los Servicios Alojados y cualquier otro sistema, red, aplicación, programa, hardware o software no especificado como compatible en la Especificación de Servicios Alojados.

Derechos de Propiedad Intelectual: Todos los derechos de propiedad intelectual sobre el software, incluyendo código fuente, metodologías, patentes de invención, diseños industriales, marcas de producto y/o servicio, nombres y designaciones comerciales, secretos comerciales, derechos de autor, información confidencial; y en general, cualquier derecho moral, derechos de contrato o concesión de licencias, nombres, enseñas comerciales, dominios, soportes lógicos y otros derechos similares o inherentes a propiedad intelectual.

Día hábil: Días de la semana, que no sea sábado o domingo, ni festivo en Colombia.

Día calendario: Son los días de la semana comunes, es decir, de lunes a domingo.

Documentación: Documentación de los Servicios Alojados, producida por el Proveedor y entregada al Cliente.

Fecha de Entrada en Vigor: Momento en que las partes firman el acuerdo y comienza la prestación del servicio.

Fuerza Mayor: Evento, o serie de eventos relacionados, que están fuera del control razonable de la parte afectada. Puede incluir: fallas de Internet o de cualquier red pública de telecomunicaciones, ataques de piratas informáticos, ataques de denegación de servicio, ataques de virus u otro software malicioso o infecciones, cortes de energía, disputas laborales que afecten a terceros, cambios en la ley, desastres, epidemias, pandemias, explosiones, incendios, inundaciones, disturbios, ataques terroristas y guerras.

Horario laboral: Horario de 8:00 a 17:30 en un día hábil.

Interfaz de Usuario: Interfaz de los Servicios Alejados para permitir que usuarios humanos individuales accedan a ellos y los utilicen.

Licencia de Uso: Licencia no exclusiva, limitada, revocable y no transferible otorgada al Cliente para acceder y utilizar el Software bajo la modalidad SaaS (Software como Servicio). Esta licencia no implica cesión de derechos de propiedad intelectual ni derecho a modificar el Software.

Pago por el Servicio: Obligación de pago mensual o por importe del CONTRATANTE en contraprestación por el uso en arriendo del Software E.R.P. y de servicios conexos al mismo.

Periodo de Aceptación: Período de ocho (8) días calendario siguientes a la recepción de la oferta comercial y el inicio de la implementación por parte del cliente para indicar si el Software cumple con lo solicitado.

Periodo de Consideración de Cambios: Período de ocho (8) días calendarios siguientes a la recepción de los comentarios de una parte en control de cambios relevante de la otra parte.

Período de Reparación: Período de ocho (8) días calendario después de que el Cliente notifique al Proveedor que los Servicios Alojados no han sido satisfactorios.

Personalización: Se refiere a una personalización de los Servicios Alojados, ya sea realizada a través del desarrollo, configuración o integración del Software.

Plataforma tecnológica: Plataforma administrada por el Proveedor y utilizada por el Proveedor para proporcionar los Servicios Alojados incluyendo el software de aplicación y base de datos para los Servicios Alojados, el software del sistema y servidor utilizado para proporcionar los Servicios Alojados, y el hardware informático en el que está instalado esa aplicación, base de datos, sistema y software de servidor.

Plazo de Renovación: Periodo de 12 meses de extensión automática del servicio, salvo notificación por escrito de mínimo 15 días antes del periodo anual cumplido.

Plazo: Duración del acuerdo, definida en la Propuesta Comercial o contrato firmado.

Propuesta Comercial: Documento que detalla los términos económicos y funcionales del servicio, aceptado por el CONTRATANTE y que forma parte integral del contrato.

Proveedor: Empresa, entidad o persona encargada de prestar un servicio o distribuir un producto.

Pruebas de Aceptación: Conjunto de pruebas diseñadas para establecer si los Servicios Alojados cumplen con los Criterios de Aceptación, siempre que la forma exacta de las pruebas sea determinada y documentada por el Proveedor actuando razonablemente, y comunicada al Cliente antes del primer Período de Aceptación.

Representantes del Cliente: Persona o personas identificadas como tales y cualquier persona de reemplazo que pueda ser designada por el Cliente, dando aviso por escrito al Proveedor de la designación.

Servicio o Servicios: Hace referencia a las funcionalidades del Software que OFIMA S.A.S. suministra al CONTRATANTE, operando en la nube y accediendo a través de dispositivos con conexión a internet.

Servicios Alojados: Software y servicios en la nube proporcionados por OFIMA S.A.S. conforme a estos Términos y Condiciones.

Servicios de Soporte: Implica el soporte en relación con el uso de los Servicios alojados, así como la identificación y resolución de errores en ellos.

Servicios de terceros: Cualquier servicio alojado, en la nube o basado en Software proporcionado por cualquier tercero que esté o pueda estar integrado con los Servicios Alojados por el Proveedor, en circunstancias en las que el Cliente debe, para activar la integración, tener una cuenta con el proveedor de servicios correspondiente u obtener credenciales de activación o acceso del proveedor de servicios correspondiente.

Servicios en la Nube: Conjunto de servicios contratados, por medio de los cuales el CONTRATANTE usa y dispone de un espacio en la Nube multilínea ofrecido por OFIMA S.A.S. en data centers especializados, y de acuerdo con las condiciones técnicas desarrolladas en el contrato, que el CONTRATANTE utiliza de manera autónoma.

Sistemas del Cliente: Sistemas de hardware y software del Cliente que interactúan, o se puede esperar razonablemente que interactúen con los Servicios Alojados.

Software ERP (Enterprise Resource Planning – Planificación de Recursos Empresariales): Este software se integra como un programa con acceso a una base de datos centralizada que interactúa con los módulos que lo contienen por medio de un sistema de integración de información que se refleja en las operaciones usuales de una empresa.

Usuarios Autorizados: Número de personas vinculadas y autorizadas por el CONTRATANTE de manera expresa por el representante Legal, que pueden acceder al Software dentro de los límites de la licencia contratada. El Cliente es responsable del uso que estos Usuarios Autorizados hagan del servicio.

3. DESCRIPCIÓN DE PRODUCTOS Y SERVICIOS OFRECIDOS.

3.1. Ofima Cloud

Ofima Cloud es una solución de gestión empresarial en la nube que permite a las organizaciones acceder a su sistema ERP desde cualquier lugar con conexión a Internet. Esta plataforma elimina la necesidad de servidores locales, previene la obsolescencia tecnológica y optimiza costos operativos. Ofrece alta disponibilidad, escalabilidad y seguridad, garantizando un acceso continuo y seguro a las aplicaciones empresariales

3.2. Ofima GRID

Ofima GRID es un servicio integral que combina infraestructura tecnológica, software ERP, soporte técnico y capacitación. Incluye instalación del software, automatización de actualizaciones, respaldo diario de datos, administración de servidores y licencias de software esenciales. Además, proporciona acceso a cursos de capacitación, soporte dedicado y un gerente de éxito del cliente para asegurar una implementación y operación eficientes del sistema ERP

3.3. Ofima APP

3.3.1. Mi Nomina App

Mi Nómina APP es una aplicación móvil que permite a los empleados acceder a su información personal, consultar colillas de pago, certificados, vacaciones y permisos. También facilita la generación de documentos laborales y la realización de solicitudes, mejorando la eficiencia en la gestión de recursos humanos

3.3.2. Vendedor Pro

Vendedor Pro es una aplicación móvil diseñada para equipos comerciales, que permite gestionar clientes, consultar inventarios, registrar pedidos y acceder a información de ventas en tiempo real. Esta herramienta mejora la productividad y eficiencia del equipo de ventas al proporcionar acceso inmediato a datos clave desde cualquier ubicación.

3.3.3. Data Bot

Nuestra solución Business Intelligence (BI), o inteligencia de negocios, es un desarrollo diseñado para recopilar, analizar y visualizar datos empresariales con el objetivo de facilitar la toma de decisiones informada y estratégica a la alta gerencia. DataBot permite convertir grandes cantidades de datos en información significativa, proporcionando análisis para mejorar el rendimiento y la eficiencia de la organización.

3.4. ERP.

Ofima ERP es un sistema de planificación de recursos empresariales modular y escalable que integra y administra múltiples procesos internos de una organización, incluyendo finanzas, inventarios, cadena de suministro, ventas y recursos humanos. El sistema está diseñado para mejorar la eficiencia operativa, automatizar procesos y proporcionar información en tiempo real para una toma de decisiones más efectiva

3.5. Bolsa de Horas.

La Bolsa de Horas es un servicio que permite a los clientes adquirir un paquete de horas de soporte técnico y consultoría para el sistema ERP. Estas horas pueden utilizarse según las necesidades del cliente, ofreciendo flexibilidad y acceso a asistencia especializada para optimizar el uso del software.

El Proveedor debe:

A. Garantizar que el personal que presta los Servicios cuyos cargos se basarán en su totalidad o en parte en el tiempo dedicado a la prestación de esos Servicios, complete registros razonablemente detallados del tiempo que dedica a la prestación de esos Servicios; y

B. Conservar dichos registros durante el Plazo y durante un período de al menos 12 meses después del final del Plazo.

3.6. Soporte y Resolución de tickets.

Reporte de Incidentes y Envío de Tickets:

Proporcionar al cliente un mecanismo para reportar problemas de software, mal funcionamiento o consultas, incluyendo el envío de tickets de soporte a través de canales designados como correo electrónico, portales en línea o líneas directas de soporte al cliente.

Reconocimiento y priorización de tickets:

Acusar recibo de tickets de soporte dentro del plazo especificado en el Acuerdo de Nivel de Servicio (ANS) y categorizarlos en función de la gravedad, la prioridad y el posible impacto comercial.

Diagnóstico de problemas y análisis de causa raíz:

Investigación de problemas notificados para identificar las causas subyacentes, incluida la realización de análisis de causa raíz para determinar si surgen de errores de configuración, errores de usuario o mal funcionamiento del sistema.

Resolución de defectos y errores de software:

Abordar y resolver defectos de software, errores o problemas de rendimiento dentro del plazo especificado en el ANS, incluida la implementación de parches, actualizaciones o revisiones según sea necesario.

Orientación al usuario y asistencia técnica:

Proporcionar a los clientes orientación, asesoramiento y asistencia técnica para abordar consultas, desafíos operativos o problemas de navegación del sistema encontrados por los usuarios finales.

Optimización del rendimiento:

Ofrecer recomendaciones y realizar ajustes para mejorar la eficiencia, la estabilidad y el rendimiento del sistema ERP, según lo requiera o solicite el cliente.

Actualizaciones y mejoras del sistema:

Gestionar la aplicación de actualizaciones periódicas, paquetes de servicio o nuevas versiones de software, asegurando la compatibilidad y minimizando las interrupciones en las operaciones del cliente.

Supervisión y soporte proactivo:

Implementación de herramientas de supervisión para identificar de forma proactiva posibles problemas, como cuellos de botella en el rendimiento o limitaciones de recursos, y tomar medidas correctivas para evitar interrupciones.

Ajustes y mejoras de configuración:

Modificación de las configuraciones del sistema o los flujos de trabajo para adaptarse a las necesidades comerciales cambiantes o a los cambios normativos, sujeto a los términos del acuerdo de soporte.

Mantenimiento de la base de conocimientos:

Desarrollo y mantenimiento de un repositorio de preguntas frecuentes, guías de solución de problemas y materiales de capacitación para capacitar a los usuarios del cliente para resolver problemas comunes de forma independiente.

Integraciones de terceros y soporte de compatibilidad:

Abordar problemas de compatibilidad y proporcionar soporte para la integración del sistema ERP con software o hardware de terceros, según lo estipulado en el acuerdo de soporte.

Cumplimiento y actualizaciones de seguridad:

Garantizar que el sistema ERP esté actualizado para cumplir con los estándares legales, regulatorios y de la industria aplicables, incluida la implementación de parches de seguridad para abordar las amenazas emergentes.

Gestión de escalamiento:

Escalar problemas críticos o no resueltos a niveles de soporte de nivel superior, incluidos equipos técnicos especializados o desarrolladores de productos, según la matriz de escalamiento acordada.

Asistencia para la copia de seguridad y recuperación de datos:

Ayudar con los esfuerzos de recuperación de datos y garantizar la integridad de los procedimientos de copia de seguridad en caso de pérdida de datos o fallos del sistema.

Comunicación y comentarios del cliente:

Mantener abiertas las líneas de comunicación con el cliente para proporcionar actualizaciones sobre el progreso de los tickets, recopilar comentarios sobre los servicios de soporte y abordar cualquier inquietud relacionada con el sistema ERP.

3.7. Alojamiento de software ERP en servidores en la nube.

Aprovisionamiento de infraestructura en la nube:

Adquisición y configuración de servidores en la nube, almacenamiento y recursos de red para alojar la solución ERP, lo que garantiza la escalabilidad, la redundancia y el cumplimiento de las especificaciones de rendimiento acordadas.

Implementación y configuración del software ERP:

Instalación y configuración de la solución ERP en el entorno de nube designado, incluido el establecimiento de conexiones de bases de datos, capas de aplicación y marcos de integración.

Monitoreo y mantenimiento del servidor:

Implementación de herramientas y protocolos para monitorear el rendimiento del servidor, la utilización de recursos y el estado del sistema, y realización de actividades de mantenimiento de rutina como actualizaciones del sistema, parches de seguridad y optimización de recursos.

Servicios de copia de seguridad y recuperación ante desastres:

Establecimiento de procesos de copia de seguridad automatizados y mecanismos de recuperación ante desastres para garantizar la integridad de los datos, la capacidad de recuperación y la continuidad del negocio en caso de fallos del sistema o pérdida de datos.

Medidas de seguridad y cumplimiento normativo:

Implementación de protocolos de seguridad sólidos, incluido el cifrado de datos, firewalls, sistemas de detección de intrusos y autenticación multifactor, de acuerdo con las obligaciones legales, reglamentarias y contractuales aplicables.

Optimización del rendimiento y escalado de recursos:

Optimización continua del rendimiento del sistema a través de ajustes de asignación de recursos, equilibrio de carga, para satisfacer las demandas de uso y los requisitos de nivel de servicio.

Gestión de la disponibilidad y el tiempo de actividad del servicio:

Asegurar que la solución ERP alojada cumpla con las garantías de disponibilidad y tiempo de actividad estipuladas en el Acuerdo de Nivel de Servicio (ANS), con disposiciones para la respuesta y resolución de incidentes.

Gestión de acceso y autenticación:

Configuración de controles de acceso de usuarios, protocolos de autenticación y permisos basados en roles para proteger contra el acceso no autorizado y garantizar la confidencialidad de los datos.

Respuesta y resolución de incidentes:

Supervisión y respuesta a incidentes como interrupciones del sistema, violaciones de seguridad o degradación del rendimiento, con resoluciones oportunas alineadas con el ANS.

Gestión de costos de recursos:

Monitoreo e informes sobre el uso de recursos y los costos asociados, asegurando que los gastos de alojamiento se alineen con la estructura de facturación acordada.

Gestión de parches y actualizaciones de software:

Aplicación de actualizaciones, parches y mejoras al entorno en la nube, el sistema operativo y el software ERP para mantener la compatibilidad, la seguridad y la funcionalidad.

Integración con servicios de terceros:

Facilitar la integración sin problemas de la solución ERP con servicios, aplicaciones o API en la nube de terceros, sujeto a los términos del acuerdo de alojamiento.

Soporte personalizado y recursos dedicados:

Proporcionar servicios de soporte personalizados, como máquinas virtuales dedicadas, redes privadas o niveles de soporte mejorados, según lo estipulado en el acuerdo de alojamiento.

Notificaciones y consentimiento del cliente:

Proporcionar notificaciones oportunas al cliente con respecto a actualizaciones, programas de mantenimiento, interrupciones o cambios en el entorno de alojamiento, y obtener el consentimiento del cliente para cualquier modificación material.

3.8. Implementación.

Análisis y documentación de requisitos:

Realización de consultas con el cliente para evaluar las necesidades comerciales, los flujos de trabajo operativos y los requisitos funcionales.

Planificación de la implementación y gestión de proyectos:

Desarrollo de un plan de implementación integral, que incluya cronogramas, hitos, asignación de recursos y entregables, para garantizar el cumplimiento de los objetivos del proyecto.

Migración y conversión de datos:

Ayudar al cliente en la extracción, limpieza, transformación e importación de los datos existentes del cliente en el sistema ERP.

Configuración del sistema:

Configuración del software para alinearlo con lo documentado por el cliente.

Integración con sistemas de terceros:

Establecer conexiones entre el software ERP y cualquier sistema o aplicación externa según se especifique, asegurando la interoperabilidad y el cumplimiento de las normas aplicables.

Capacitación y documentación del usuario:

Proporcionar sesiones de capacitación y aclaración de dudas para el personal del cliente, acompañadas de materiales de capacitación del usuario y otra documentación relevante para facilitar el uso efectivo del sistema.

Implementación y soporte de puesta en marcha:

Ayudar con la implementación del sistema ERP en un entorno en vivo, monitorear el rendimiento y abordar cualquier problema inmediato que surja durante la fase operativa inicial.

Revisión contractual y gestión de cambios:

Gestión de cualquier solicitud de ajustes de alcance, órdenes de cambio o servicios adicionales según lo estipulado en el acuerdo de implementación, sujeto a consentimiento mutuo y enmiendas documentadas.

3.9. Desarrollo de software a la medida y específico del cliente.

Recopilación y análisis de requisitos:

Interactuar con el cliente para obtener, analizar y documentar requisitos funcionales, técnicos y comerciales específicos para la personalización, lo que da como resultado un documento de especificación de requisitos.

Evaluación de Factibilidad y Propuesta:

Realización de un análisis de factibilidad técnica y operativa de las personalizaciones solicitadas.

Diseño y arquitectura de software:

Desarrollo de un diseño de software detallado, que incluye maquetas de interfaz de usuario, flujos de trabajo del sistema, modelos de datos y diagramas arquitectónicos.

Desarrollo y codificación:

Escritura, prueba e integración de código personalizado en la solución de software existente para lograr las funcionalidades personalizadas acordadas, siguiendo las mejores prácticas de la industria y los estándares de codificación aplicables.

Implementación de software personalizado:

Instalación y configuración de la solución personalizada en el entorno del cliente, ya sea local o basado en la nube, y verificación de su funcionalidad en el entorno operativo en vivo.

Capacitación y soporte al usuario:

Proporcionar sesiones de capacitación y materiales de soporte al personal designado por el cliente para garantizar el uso efectivo del software personalizado.

Mantenimiento y mejoras continuas:

Ofrecer servicios de mantenimiento posteriores a la implementación para abordar cualquier problema, aplicar actualizaciones y refinar la personalización en función de los comentarios de los clientes o las necesidades comerciales en evolución.

Gestión de solicitudes de cambio:

Manejo de solicitudes de modificaciones o cambios adicionales durante o después del proyecto de personalización, sujeto a acuerdo mutuo y órdenes de cambio documentadas.

Optimización del rendimiento:

Optimización de la solución personalizada para garantizar que cumpla con los estándares acordados de rendimiento, escalabilidad y eficiencia.

Comunicación con el cliente e informes:

Mantener una comunicación regular con el cliente para proporcionar actualizaciones de progreso, abordar comentarios y resolver consultas, con el apoyo de informes escritos periódicos y reuniones de estado.

4. FUNCIONALIDADES DEL SOFTWARE ERP – ALCANCE Y MÓDULOS DISPONIBLES.

INVENTARIOS

Control por código línea, sub línea, grupo.
Centro de costos.
Mejoras y traslado masivos de activos.
Manejo de múltiples bodegas con traslado automático entre éstas.
Control de inventario físico, haciendo ajustes automáticos.
Depreciación en línea y reducción de saldos.
Generación documentos de entradas – salidas.
Kárdex de existencias.
Informes y consultas por movimiento de inventarios.
Enlace con contabilidad (Inventarios Permanentes).
Múltiples unidades de medida (Kg, gr, oz).
Cálculo de costos (PAP, PEPS, UEPS).
Saldos por bodega, lote, ubicación, tercero y centro de costos.
Control de cantidades negativas.
Equivalencias.
Impuesto al consumo.

COMPRAS

Manejo de Cotizaciones.
Generación e impresión de Órdenes de compra.
Informes de mercancía pendiente por recibir.
Recepción total o parcial de una orden de compra.
Manejo de Remisiones.
Generación e impresión de entradas a almacén.
Generación de notas crédito.
Informes de compra por proveedor y productos.
Enlace con Inventarios, Cuentas por pagar, contabilidad.
Calificación de proveedores.
Requisiciones automáticas.
Caja menor.
Centro de costos.
Conversión y unidades de medida.
Lotes de proveedor (trazabilidad).
Tablero grafico indicadores de Gestión.
Autorización de requisiciones y compras.

COSTOS

Formulación materia prima, mano de obra directa e indirecta, costos indirectos de fabricación.
Actualización costos estándar y reales.
Minutas de tiempo de novedades de nómina e integración a dicho modulo.
Actualización automática del costo a inventario.
Valorización de producto en proceso.
Costos fijos y variables a nivel procesos.
Actualización de precios de venta.

IMPORTACIONES

Registro de importación.
Importación pedidos/ pedimentos parciales y totales.
Cargar orden de compra.
Historial, trayectoria, bitácora.
Planeación y control.
Liquidación.
Actualización del costo en inventario.

FACTURAS

Manejo de Cotizaciones, pedidos y remisiones.
Facturación electrónica. (Ajustado a lo señalado en propuesta comercial y parágrafo 1 de esta misma cláusula)
Captura y generación impresa del pedido.
Informes de mercancía pendiente por despachar.
Factura total o parcial de un pedido.
Cálculo de IVA, Retención en la fuente, ICA.
Multi moneda.
Captura e impresión de facturas
Informes de ventas (por contratantes, vendedores, zonas, productos).
Enlace con inventarios, cartera, contabilidad.
Control de cupo de crédito.
Bloqueo de clientes por mora.
Conversión de cotizaciones, pedido y remisiones de factura.
Lotes y series.
Facturación masiva.
Manejo de sucursales.
Manejo de reservas

CONTABILIDAD

Distribución de gastos por centros de costos.
Consolidación de múltiples empresas.
Casa matriz.
Ajuste de diferencia en cambio.
Centros de Costos con múltiples niveles.
Medios magnéticos e información exógena.
Informes operativos: Libro diario, Auxiliares, Comprobantes.
Informes administrativos: Balances, Estado de Resultados, Libro Mayor.
Informes fiscales: IVA y Rete fuente, ICA, certificados.
Manejo de doble moneda, Ajustes por Diferencia en Cambio.
Comparativos de balances PYG.
Contabilidad NIIF.
Plan contable independiente.
Estados financieros y notas.
Informes Comparativos, informes en moneda funcional.
Control y depreciación de activos fijos.
Costeo de inventarios.
Deterioro de cartera y cartera no corriente.
Múltiples periodos y años
Proceso de cálculo de valor neto realizable.

CARTERA

Captura o enlace desde facturación, de las facturas y su vencimiento.
Generación de informes de cobro por edades clasificado por contratantes.
Informes resúmenes y estadísticos (por zonas, contratantes, tipo cartera).
Generación de estados de cartera para cruce de auditoria con el contratante y contabilidad.
Manejo de cheques posfechados.
Captura y generación de recibos de caja.
Manejo de sucursales.
Enlace con bancos y contabilidad.
Descuentos financieros.
Informes de reporte Data crédito.
Comisión por recaudos para vendedores.
Generador de medios electrónicos.
Cruce con cuentas por pagar.
Formas de pago.
Estado por edades 0-30-60-90 días.
Informe de gestión de cartera.

CUENTAS POR PAGAR – BANCOS

Captura o enlace desde compras, de las facturas y su vencimiento.
Generación de informes de pago por edades.
Generación de cheques y comprobantes de egreso.
Enlace con contabilidad para bancos.
Captura de consignaciones y notas bancarias.
Libro de bancos y saldos diarios.
Conciliación bancaria.
Manejo de anticipos.
Multi moneda.
Pagos electrónicos en bancos.
Planeación de pagos automáticos.
Informes de gestión de pagos.
Descuentos financieros.
Integración en línea de recibos de caja.
Estados bancarios resumidos.
Informes gerenciales y de análisis.
Alertas.
Estado por edades, antigüedad saldo: 30-60-90 días.
Planilla de ingresos
Manejo de documentos de ajustes

ACTIVOS FIJOS

Manejo de datos básicos del activo (placa, descripción, tipo, ubicación).
Manejo de datos contables (años depreciación, valores de compra, saldos).
Cálculo automático del ajuste por inflación y la depreciación.
Manejo de las mejoras y traANSdos masivos de activos.
Control de traANSdos y responsables de los activos.
Generación de informes administrativos y contables.
Enlace con contabilidad.
Control de pólizas de seguro, garantías de activos, responsables.
Depreciación en línea y reducción de saldos.
Avalúos, revalorización y depreciación de activos.
Centro de costos.
Reintegro de activos.
Bajas, deterioro y valorización.
Otra moneda (ej. dólar, euro).

ANALÍTICO

Enlace a la base de datos.
Presentación de catálogos con auto filtros.
Subtotales por diversos criterios sobre los movimientos y transacciones.
Análisis de tablas dinámicas por múltiples criterios.
Minería de datos, gráficos.
Análisis de información de facturas, carteras, compras e inventarios en segundos.
Comparación de múltiples variables.
Posibilidad de crear informes propios personalizados.
Utilidades y gastos por centros de costos.
Consolidación de múltiples compañías.
Comparación entre múltiples años.

NÓMINA

Manejo de datos básicos del empleado, tipo de contrato, régimen laboral ( Colombiano) , acumulados.
Conceptos de pago definibles por el usuario.
Múltiples periodos de pago.
Múltiples formas de pago (cheque, planilla, consignación).
Liquidación de prestaciones sociales (cesantías, primas, vacaciones).
Generación de la Autoliquidación de Aportes de Seguridad Social.
Informes administrativos.
Enlace con bancos y contabilidad.
Informes para UGPP.
Manejo de aprendices.
Préstamos a empleados.
Envío de desprendibles automáticamente al e-mail de tus empleados.
Control de aumentos, incapacidades, vacaciones, ausentismos.
Compensación flexible.
Certificado de ingresos y retenciones.
Planilla única: empleados y pensionado.

MANUFACTURA

Plan Maestro de Manufactura.
Explosión para el cálculo de requerimiento de materiales.
Planeación de requerimientos de capacidad.
Reservas, requisiciones y solicitudes automáticas.
Despacho de producto terminado a bodega.
Programación y agendas por máquina.
Carga de presupuesto desde Excel.

PUNTO DE VENTA

Creación de clientes en línea.
Manejo de devoluciones de mercancías.
Caja registradora (sea multiusuarios, multicapa, multi día)
Apertura, arqueo y cierre diario.
Medios de pago (bonos y tarjetas de regalo).
Ofertas.

PARÁGRAFO 1: El servicio de facturación electrónica incluida en el modulo “1.5. FACTURAS” se someterá a la adquisición por parte del LICENCIATARIO de un desarrollo que podrá obtener con proveedores que recomienda EL LICENCIANTE, sin embargo, EL LICENCIATARIO acepta y reconoce que dicho desarrollo no es adelantado por EL LICENCIANTE y que su costo no se encuentra incluido en este contrato ni en las obligaciones del LICENCIANTE. De igual forma, EL LICENCIATARIO acepta que el desarrollo de la facturación electrónica puede impactar en la implementación del Software ofrecido por EL LICENCIANTE y que la responsabilidad por su impacto en la implementación no es adjudicable al LICENCIANTE.

5. TÉRMINOS DE USO DE LA PLATAFORMA TECNOLÓGICA.

5.1. Entrada en Vigor

El Acuerdo entrará en vigor a partir de la fecha de su firma por ambas partes, o en la fecha específica que las partes acuerden por escrito como fecha de inicio, según se indique en el mismo. La activación del servicio y el acceso al Software estarán sujetos al cumplimiento de las obligaciones de pago establecidas en el Contrato.

5.2. Duración del Acuerdo:

El Acuerdo tendrá una duración inicial de doce (12) meses a partir de la Fecha de Entrada en Vigor, renovándose automáticamente por períodos sucesivos de misma duración, salvo notificación en contrario de cualquiera de las partes con al menos treinta (30) días calendario de anticipación.

5.3. Obligaciones del Cliente

5.3.1 Proporcionar al Proveedor cooperación, apoyo y asesoramiento razonable para la correcta implementación y operación de los Servicios Alojados.

5.3.2 Suministrar al Proveedor la información, documentación y cualquier otro insumo necesario para la prestación del servicio.

5.3.3 Obtener y mantener vigentes todas las licencias, permisos gubernamentales y demás autorizaciones necesarias para la ejecución del contrato.

5.3.4 Proporcionar al Proveedor acceso al hardware, software, redes y sistemas informáticos que sean necesarios para la implementación, soporte y operación del Software.

5.3.5 Realizar el pago oportuno de la licencia y sus actualizaciones, sin incurrir en mora.

5.3.6 Capacitar y mantener personal certificado en el uso del software para garantizar su correcta utilización. En caso de cambios en su equipo de trabajo que afecten la ejecución del contrato, el Cliente podrá solicitar al Proveedor una nueva capacitación con un costo adicional.

5.3.7 Implementar mecanismos internos para garantizar la calidad e integridad de los datos ingresados en el software.

5.3.8 Notificar de manera inmediata al Proveedor cualquier acceso no autorizado a la base de datos o al software.

5.3.9 Garantizar una conexión a internet estable y óptima para el uso del software.

5.3.10 Cumplir con la normativa de protección de datos y seguridad informática aplicable a la información procesada a través del software.

5.3.11 Abstenerse de sublicenciar, ceder, transferir o compartir el uso del software con terceros sin autorización del Proveedor.

5.3.12 Abstenerse de descompilar, modificar, realizar ingeniería inversa o intervenir de cualquier forma el código del software.

5.3.13 Abstenerse de utilizar el software con fines comerciales ajenos al contrato ni permitir su uso por terceros no autorizados.

5.3.14 Abstenerse de interferir con el uso del software por parte de otros clientes del Proveedor.

5.3.15 Abstenerse de utilizar los Servicios Alojados para actividades ilegales o que infrinjan normativas aplicables.

5.3.16 Abstenerse de realizar pruebas de penetración o seguridad sobre el software sin autorización escrita del Proveedor.

5.3.17 Asignar personal clave para la implementación, incluyendo director de proyectos, auditor y jefe de sistemas.

5.3.18 Mantener comunicación continua con el Proveedor para la correcta ejecución del contrato.

5.3.19 Permitir auditorías del Proveedor para verificar el uso adecuado del software y el cumplimiento del contrato.

5.3.20 Suministrar la información requerida dentro de los plazos establecidos en el contrato.

5.3.21 Responder por cualquier uso indebido del software por parte de sus empleados o terceros con acceso autorizado.

5.3.22 Exonerar al Proveedor de cualquier responsabilidad en caso de que el software sea utilizado de manera inadecuada por el Cliente.

5.3.23 Implementar medidas preventivas para evitar fallas en el software causadas por mal uso o negligencia.

5.3.24 Asumir la responsabilidad de los retrasos en la prestación de servicios cuando estos sean ocasionados por el incumplimiento de sus obligaciones.

5.3.25 Garantizar el cumplimiento de la política de uso aceptable del software establecida por el Proveedor.

5.3.26 Respetar los derechos de propiedad intelectual del Proveedor sobre el software y sus desarrollos.

5.3.27 Proteger sus Credenciales de Acceso y garantizar que solo personal autorizado utilice el software.

5.3.28 Abstenerse de realizar actividades que degraden o afecten la disponibilidad del sistema para otros usuarios.

5.4. Obligaciones de Ofima.

5.4.1. Proporcionar al Cliente acceso a los Servicios Alojados conforme a los términos del Acuerdo y la Propuesta Comercial aceptada.

5.4.2. Garantizar que los Servicios Alojados sean proporcionados de acuerdo con pactado en el ANS (Acuerdo de Nivel de Servicio).

5.4.3. Realizar el mantenimiento, monitoreo y actualización del Software para garantizar su correcto funcionamiento y seguridad.

5.4.4. Proporcionar asistencia técnica y soporte al Cliente conforme a los términos establecidos en el ANS, incluyendo tiempos de respuesta y escalamiento de incidentes

5.4.5. Implementar y mantener medidas de seguridad adecuadas para proteger la integridad, confidencialidad y disponibilidad de los datos del Cliente almacenados en la plataforma.

5.4.6. Garantizar que el Software sea compatible con los requisitos técnicos mínimos especificados en la documentación entregada al Cliente.

5.4.7. Informar al Cliente sobre actualizaciones, mejoras y cambios relevantes en la plataforma que puedan afectar la operación del software.

5.4.8. Mantener una infraestructura de servidores y almacenamiento que garantice la prestación continua del servicio, salvo interrupciones programadas para mantenimiento o eventos de fuerza mayor.

5.4.9. Notificar con antelación razonable cualquier suspensión del servicio por mantenimiento programado o actualizaciones, de acuerdo con los términos del ANS.

5.4.10. Brindar al Cliente la capacitación inicial especificada en el contrato, asegurando que los usuarios tengan los conocimientos básicos para el uso adecuado del software.

5.4.11. Respetar la confidencialidad de la información del Cliente y a no divulgar, ceder ni utilizar los datos del Cliente almacenados en la plataforma para fines distintos a la ejecución del contrato.

5.4.12. Cumplir con la normativa de protección de datos y seguridad de la información aplicable.

6. CONFIGURACIÓN DE SERVICIOS.

6.1. El Proveedor proporcionará los Servicios de Configuración al Cliente conforme a lo señalado en estos términos y condiciones, el Contrato y la Propuesta Comercial. Dichos servicios incluirán la parametrización inicial del Software ERP según las necesidades documentadas del Cliente.

6.2. El Proveedor hará todos los esfuerzos razonables para garantizar que los Servicios de Configuración sean proporcionados a partir de la Fecha de Entrada en Vigor, siempre que el CONTRATANTE haya cumplido con sus obligaciones previas, incluyendo la entrega de información requerida y el pago correspondiente.

6.3. El Cliente reconoce que cualquier retraso en el cumplimiento de sus obligaciones en el Acuerdo, puede afectar los plazos de ejecución de los Servicios de Configuración. En tal caso, el Proveedor no será responsable ante el Cliente por incumplimientos en el cronograma de los Servicios de Configuración cuando estos sean consecuencia directa del retraso en el cumplimiento por parte del Cliente de sus obligaciones en virtud del Acuerdo.

6.4. Salvo acuerdo escrito en contrario, cualquier derecho de Propiedad Intelectual, configuración o desarrollo que pueda surgir de la prestación de los Servicios de Configuración será de propiedad exclusiva del Proveedor y no otorgará al Cliente derechos sobre el código fuente, metodologías o herramientas utilizadas en la prestación del servicio.

7. PROCEDIMIENTO DE ACEPTACIÓN.

7.1. Durante el Período de Aceptación, el Cliente deberá verificar que los Servicios Alojados cumplen con las funcionalidades y características acordadas.

7.2. El Proveedor brindará al Cliente la asistencia y cooperación razonables en el Periodo de Aceptación, siendo estos costos asumidos por el Cliente.

7.3. Antes del vencimiento del Período de Aceptación, el Cliente deberá entregar al Proveedor una notificación por escrito en la que especifique su intención de seguir con el proceso o desistir de él.

7.4. Si el Cliente no notifica al Proveedor por escrito dentro del Plazo de Aceptación, se considerará que los Servicios Alojados han sido aceptados sin objeciones.

7.5. En caso de que el Cliente notifique al Proveedor que los Servicios Alojados no han cumplen con sus expectativas, deberá presentar documentación detallada de los fallos identificados al momento de la notificación.

7.6 Si el Proveedor, actuando razonablemente, valida que los Servicios Alojados efectivamente no cumplen con lo acordado, deberá corregir los fallos y entregar la versión ajustada al Cliente para que ingrese dentro del Período de Reparación estipulado en el Acuerdo.

7.7 Si el Cliente notifica que los Servicios Alojados han cumplido sus expectativas, o si no presenta objeciones dentro del plazo establecido, renuncia a cualquier reclamación posterior, en relación con la especificación y el rendimiento de los Servicios Alojados.

8. SERVICIOS ALOJADOS.

8.1. El Proveedor proporcionará al Cliente los Servicios Alojados, otorgándole las Credenciales de Acceso necesarias para su acceso y uso, conforme a lo pactado en el Acuerdo. El Cliente será responsable del adecuado uso y protección de dichas credenciales.

8.2. El Proveedor concede al Cliente una licencia no exclusiva, intransferible y de alcance mundial para utilizar los Servicios Alojados a través de la Interfaz de Usuario, únicamente para los fines comerciales internos del Cliente y de conformidad con la Documentación y durante la vigencia del Acuerdo.

8.3. La licencia otorgada al Cliente estará sujeta a las siguientes restricciones:

a) La Interfaz de Usuario solo podrá utilizarse mediante un Navegador Web Compatible, una aplicación de escritorio o una Aplicación Móvil autorizada por el Proveedor.

b) La Interfaz de Usuario solo podrá ser utilizada por los funcionarios, empleados y contratistas del Cliente.

c) La Interfaz de Usuario no debe ser utilizada en ningún momento por más del número de usuarios simultáneos especificado en la Cotización o Propuesta Comercial. El Cliente podrá gestionar licencias de usuarios concurrentes conforme al procedimiento de cambio de licencia definido por los Servicios Alojados.

d) La API solo podrá utilizarse en aplicaciones aprobadas expresamente por el Proveedor y controladas por el Cliente.

8.4. Salvo en los casos expresamente permitidos por estos Términos y Condiciones o permitidos por la ley, la licencia otorgada al Cliente estará sujeta a las siguientes prohibiciones:

a) El Cliente no podrá sublicenciar, revender ni compartir el acceso a los Servicios Alojados.

b) El Cliente no podrá permitir accesos no autorizados a los Servicios Alojados.

c) El Cliente no podrá usar los Servicios Alojados para prestar servicios a terceros.

d) El Cliente no podrá redistribuir, publicar o reproducir el contenido del Software E.R.P.

e) El Cliente no podrá modificar ni alterar la Nube, excepto conforme a la Documentación.

f) El Cliente no podrá realizar pruebas de carga, penetración o seguridad en la Nube o los Servicios Alojados, sin consentimiento previo y por escrito del Proveedor.

8.5. El Cliente deberá implementar medidas de seguridad razonables para proteger sus Credenciales de Acceso y evitar accesos no autorizados.

8.6. La disponibilidad de los Servicios Alojados estará sujeta a los niveles de servicio (ANS) establecidos en el Anexo No. 2 “Acuerdo de Nivel de Servicio”.

8.7. El Cliente deberá cumplir con la política de uso aceptable establecida por el Proveedor, asegurando que todas las personas bajo su control acaten dichas normas.

8.8. El Cliente no podrá utilizar los Servicios Alojados de ninguna manera que cause o pueda llegar a causar daños a los Servicios Alojados o a la Nube, incluyendo el uso excesivo de recursos o cualquier otra actividad que afecte su estabilidad.

8.9. Si el Cliente no podrá utilizar los Servicios Alojados de ninguna manera que utilice recursos excesivos de la nube, y como resultado, pueda llegar a causar una degradación material en los servicios prestados por el Proveedor a sus otros clientes que utilizan la nube.

En consecuencia, el Cliente reconoce que el Proveedor podrá aplicar medidas técnicas para limitar el impacto en otros clientes.

8.10. El Cliente no podrá utilizar los Servicios Alojados para actividades ilegales, fraudulentas o que atenten contra la seguridad del sistema.

8.11. Para evitar dudas, el Cliente no tendrá acceso al código objeto, código intermedio, ni código fuente del Software E.R.P, ni durante la vigencia del contrato ni después de su terminación.

9. PERSONALIZACIONES ( Desarrollo de software a la medida y específico del cliente.).

9.1 El Proveedor y el Cliente podrán acordar por escrito el diseño, desarrollo e implementación de Personalizaciones conforme a una especificación detallada y un plan de proyecto definido en la Cotización o Propuesta Comercial o en un acuerdo adicional entre las partes. Cualquier modificación, mejora o ajuste sobre los Servicios Alojados deberá seguir el procedimiento de gestión de cambios establecido en el Contrato.

9.2 Salvo pacto en contrario por escrito, todos los Derechos de Propiedad Intelectual sobre las Personalizaciones creados bajo este Acuerdo pertenecerán exclusivamente al Proveedor. En ningún caso el Cliente podrá reproducir, modificar, distribuir, sublicenciar o explotar dichas personalizaciones fuera del objeto del contrato sin autorización expresa del Proveedor.

9.3 Una vez que el Proveedor entregue o ponga a disposición del Cliente una Personalización, este pasará a formar parte integral de la nube y se regirá por las mismas condiciones de uso y licenciamiento de los Servicios Alojados.

9.4 El Cliente reconoce y acepta que el Proveedor podrá ofrecer esta o cualquier Personalización a otros de sus clientes o terceros.

10. MANTENIMIENTO PROGRAMADO.

10.1. Suspensión Temporal de Servicios

El Proveedor podrá suspender temporalmente los Servicios Alojados para realizar mantenimientos programados, actualizaciones, mejoras o cambios técnicos necesarios para el correcto funcionamiento de la nube sin que ello implique responsabilidad del Proveedor por indisponibilidad del servicio, estos mantenimientos programados se ajustarán al correspondiente ANS.

10.2. Notificación de Mantenimiento

El Proveedor notificará cuando sea posible al Cliente con antelación razonable sobre cualquier mantenimiento programado que pueda afectar la disponibilidad o funcionalidad de los Servicios Alojados.

10.3. Minimización del Impacto

a) El Proveedor procurará realizar el mantenimiento programado en horarios de menor actividad para minimizar la interrupción de los Servicios.

b) Si el mantenimiento implica una suspensión prolongada de los Servicios Alojados, el Proveedor trabajará en conjunto con el Cliente para establecer un plan de mitigación adecuado, en la medida de lo posible.

10.4. Limitaciones y Exclusiones

a) El Proveedor no será responsable por interrupciones derivadas de mantenimientos programados debidamente notificados al Cliente.

b) El Cliente no tendrá derecho a compensaciones, reembolsos o indemnizaciones por afectaciones derivadas de mantenimientos programados.

11. SERVICIOS DE MANTENIMIENTO.

11.1. Prestación de los Servicios de Mantenimiento

El Proveedor prestará los Servicios de Mantenimiento al Cliente de lunes a viernes de 8:00 a.m. a 17:30 p.m. en horario laboral.

11.2. Notificación y Suspensión de los Servicios de Mantenimiento

a) El Proveedor notificará cuando sea posible al Cliente con antelación de por lo menos 24 horas sobre cualquier mantenimiento que pueda afectar la disponibilidad de los Servicios Alojados.

b) Si el Cliente adeuda algún pago al Proveedor en virtud del Contrato y dicho pago no ha sido efectuado en el plazo establecido, el Proveedor podrá suspender la prestación de los Servicios de Mantenimiento, previa notificación escrita con al menos quince (15) días de anticipación.

c)Habilidad y Cuidado en la Prestación de los Servicios

d)El Proveedor se compromete a prestar los Servicios de Mantenimiento con habilidad y cuidado razonables, asegurando la estabilidad y funcionamiento adecuado de los Servicios Alojados.

11.3 Habilidad y Cuidado en la Prestación de los Servicios
El Proveedor se compromete a prestar los Servicios de Mantenimiento con habilidad y cuidado razonables, asegurando la estabilidad y funcionamiento adecuado de los Servicios Alojados.

12. SERVICIOS DE SOPORTE.

12.1. Prestación de los Servicios de Soporte

a) El Proveedor proporcionará al Cliente los Servicios de Soporte según los términos establecidos en este Contrato y conforme a lo indicado en el Anexo No. 2 (ANS de Soporte).

b) Los Servicios de Soporte incluirán asistencia técnica, resolución de incidencias y atención a consultas relacionadas con los Servicios Alojados.

11.2 Condiciones de la Prestación de los Servicios de Soporte

a) El Proveedor prestará los Servicios de Soporte con habilidad y cuidado razonables.

b) El tiempo de respuesta y los niveles de servicio serán aquellos establecidos en el Anexo No. 2.

12.2. Suspensión de los Servicios de Soporte

a) Si el Cliente no realiza el pago de cualquier cantidad adeudada al Proveedor en virtud del Contrato, y dicho pago ha vencido, el Proveedor podrá suspender la prestación de los Servicios de Soporte.

b) La suspensión solo podrá efectuarse tras notificación escrita al Cliente con al menos quince (15) días de anticipación, indicando la intención de suspensión hasta que se regularice la situación de pago.

13. SISTEMAS DEL CLIENTE.

El Cliente se asegurará de que los Sistemas del Cliente cumplan, y continúen cumpliendo durante el Plazo, con los requisitos del Formulario de Pedido de Servicios, sujeto a cualquier cambio acordado por escrito por el Proveedor.

14. DATOS DEL CLIENTE.

14.1 El Cliente concede al Proveedor una licencia no exclusiva, mundial para: copiar, almacenar y transmitir los Datos en la medida en que sea razonablemente necesario para el cumplimiento de las obligaciones del Proveedor en virtud del Acuerdo, el cliente también concede al Proveedor el derecho a sublicenciar estos derechos a sus proveedores de servicios de alojamiento, conectividad y telecomunicaciones estrictamente para este fin y sujeto a cualquier restricción expresa en otras partes del Acuerdo.

14.2 El Cliente garantiza al Proveedor que no infringirán los Derechos de Propiedad Intelectual u otros derechos legales de ninguna persona, y no infringirán las disposiciones de cualquier ley, estatuto o reglamento, en cualquier jurisdicción y bajo cualquier ley aplicable.

14.3 El Proveedor creará una copia de seguridad de los Datos del Cliente al menos una vez diariamente, se asegurará de que cada una de esas copias sea suficiente para permitir que el Proveedor restablezca los Servicios Alojados al estado en el que se encontraban en el momento en que se realizó la copia de seguridad, y conservará y almacenará de forma segura cada una de esas copias durante un período mínimo de quince (15) días.

14.4 Dentro del período de dos (2) días hábiles siguiente a la recepción de una solicitud por escrito del Cliente, el Proveedor deberá hacer todos los esfuerzos razonables para restaurar en la nube los Datos del Cliente almacenados en cualquier copia de seguridad creada y almacenada por el Proveedor. El Cliente reconoce que este proceso sobrescribirá los Datos del Cliente almacenados en la nube antes de la restauración.

15. INTEGRACIÓN CON SERVICIOS DE TERCEROS.

El Proveedor puede integrar los Servicios Alojados con cualquier Servicio de Terceros en cualquier momento, sujeto a las condiciones establecidas en este Contrato.

15.1. Activación de Servicios de Terceros

Sin perjuicio de la presencia de cualquier integración de Servicios de Terceros, los Servicios de Terceros particulares solo se activarán con respecto a la cuenta de Servicios Alojados del Cliente mediante autorización previa y por escrito del Cliente.

15.2. Mantenimiento y Disponibilidad de la Integración

El Proveedor hará todos los esfuerzos razonables para mantener cualquier integración con Servicios de Terceros que se haya activado con respecto a la cuenta de Servicios Alojados del Cliente. Sin embargo, el Proveedor se reserva el derecho de eliminar, suspender, desactivar o limitar cualquier integración con Servicios de Terceros en cualquier momento, a su enterar discreción.

15.3. Relación Contractual con Terceros

El suministro de Servicios de Terceros se realizará en virtud de un contrato o acuerdo separado entre el Cliente y el tercero correspondiente. El Proveedor NO es responsable de la prestación de los Servicios de Terceros, ni contrata su suministro en nombre del Cliente. Toda obligación de pago por dichos servicios recaerá exclusivamente en el Cliente.

15.4. Responsabilidades del Cliente

El Cliente reconoce y acepta que:

a) La activación de Servicios de Terceros con respecto a la cuenta de Servicios Alojados puede dar lugar a la transferencia de Datos del Cliente y/o Datos Personales del Cliente entre los Servicios Alojados y los Servicios de Terceros, en ambas direcciones.

b) El Proveedor no tiene control ni responsabilidad sobre la divulgación, modificación, eliminación o uso de los Datos del Cliente por parte de cualquier proveedor de Servicios de Terceros.

c) El Cliente es responsable de garantizar que cuenta con las salvaguardas contractuales necesarias para que la transferencia y uso de los Datos Personales del Cliente y su uso por parte del proveedor de Servicios de Terceros sea legal y cumpla con la normativa aplicable.

d) El Cliente se asegurará de que la transferencia de sus Datos a un proveedor de Servicios de Terceros no infrinja derechos de propiedad intelectual u otros derechos legales de terceros, y que no ponga al Proveedor en incumplimiento de ninguna normativa.

15.5. Cargos Adicionales

El Cliente podrá estar sujeto a Cargos Adicionales por la activación y/o el uso de Servicios de Terceros, según se establezca en el Formulario de Pedido de Servicios.

15.6. Exención de Garantía y Responsabilidad

El Proveedor no ofrece garantías ni declaraciones con respecto a los Servicios de Terceros, y no será responsable ante el Cliente por cualquier pérdida, daño o perjuicio derivado del uso de dichos servicios.

El Cliente asume toda la responsabilidad y acepta que el uso de Servicios de Terceros es bajo su propio riesgo y discreción, sin que el Proveedor tenga responsabilidad alguna sobre:

Disponibilidad, calidad o desempeño del servicio de terceros.
Consecuencias legales, operativas o financieras derivadas de la integración.

15.7. Indemnización

El Cliente se obliga a indemnizar, defender y eximir de responsabilidad al Proveedor, sus directivos, empleados y afiliados frente a cualquier reclamación, demanda, acción legal o sanción administrativa derivada del uso de Servicios de Terceros, incluyendo, pero sin limitarse a:

a) Infracción de derechos de propiedad intelectual o confidencialidad de terceros.

b) Uso indebido de datos personales transferidos a los Servicios de Terceros, en contravención de la normativa de protección de datos.

c) Incumplimiento de contratos con terceros, incluyendo falta de pago o disputas contractuales con los proveedores de Servicios de Terceros.

Si el Proveedor es requerido a participar en procedimientos legales debido a la integración o uso de Servicios de Terceros por parte del Cliente, este asumirá la defensa y cubrirá todos los costos asociados, incluyendo honorarios legales y costos procesales.

16. NO CESIÓN DE DERECHOS DE PROPIEDAD INTELECTUAL.

Nada de lo dispuesto en estos Términos y Condiciones operará para ceder o transferir ningún Derecho de Propiedad Intelectual del Proveedor al Cliente, o del Cliente al Proveedor.

El Cliente reconoce que el Proveedor es el único titular de los derechos de propiedad intelectual sobre los productos aquí presentados y que el Cliente únicamente recibe una licencia limitada, no exclusiva, e intransferible para el uso de estos de acuerdo con los términos establecidos en este Contrato.

16.1 El Cliente nunca adquirirá derechos de propiedad respecto de la información proporcionada por el Proveedor. El Proveedor es el titular de todos los Derechos de Propiedad Intelectual sobre los productos aquí presentados, por lo tanto, la firma del contrato solo implica la autorización para usarlo. El Proveedor es el titular exclusivo de los derechos patrimoniales de autor sobre el software, su documentación preparatoria, documentación técnica, manuales de uso, actualizaciones, ampliaciones y nuevas versiones, todo lo cual se encuentra protegido por las leyes nacionales e internacionales en materia de propiedad intelectual. Cualquier incumplimiento de las estipulaciones del contrato o el desarrollo de cualquier acto que impida o limite los derechos legítimos del Proveedor generará las consecuencias legales respectivas.

16.2 El Cliente autoriza al Proveedor para el uso de su imagen o marca comercial en los listados de referenciación de clientes con que cuente el Proveedor.

16.3 El Cliente se compromete a NO (i) realizar réplicas, reproducciones, duplicaciones del código fuente del Software acá presentado o cualquier instrumento esencial que forme parte del mismo, (ii) modificar, adaptar, descompilar, o desembalar el código fuente del software E.R.P o cualquier parte del mismo, ya sea total o parcialmente. (iii) desarrollar trabajados derivados, traducciones o adaptaciones del Software acá presentado sin la debida autorización (iv)adelantar procedimientos de ingeniería inversa en la que se pretenda obtener el código fuente del software del Proveedor.

16.4 El Cliente se obliga a no adelantar actividades de competencia desleal o violación de secretos industriales.

16.5 En caso de que, como consecuencia de la ejecución del Contrato, se genere u ocasione alguna creación, producto, trabajo derivado o resultado susceptible de ser protegido a través de cualquier figura del sistema de propiedad intelectual, dichos derechos se entenderán como propiedad del Proveedor, quien podrá disponer de ellos de la forma que estime conveniente.

17. REPRESENTANTES.

17. 1 El Proveedor se asegurará de que todas las instrucciones dadas por el Proveedor en relación con los asuntos contemplados en el Acuerdo sean dadas por un Representante del Proveedor a un Representante del Cliente, y el Cliente puede tratar todas estas instrucciones como las instrucciones plenamente autorizadas del Proveedor.

17.2 El Cliente se asegurará de que todas las instrucciones dadas por el Cliente en relación con los asuntos contemplados en el Acuerdo sean dadas por un Representante del Cliente a un Representante del Proveedor, y el Proveedor puede tratar todas estas instrucciones como las instrucciones plenamente autorizadas del Cliente.

18. ADMINISTRACIÓN.

18.1 Las partes celebrarán reuniones de gestión de manera virtual, según lo acuerden, por petición de cualquiera de las partes.

18.2 La parte que solicite una reunión de gestión deberá notificar por escrito a la otra parte la solicitud de reunión, indicando si se llevará a cabo de manera virtual.

18.3 Siempre que sea necesario para permitir el desarrollo eficiente de los negocios, el Proveedor estará representado en las reuniones de gestión por al menos un Representante del Proveedor, y el Cliente estará representado en las reuniones de gestión por al menos un Representante del Cliente.

19. CARGOS.

19.1 El Cliente deberá pagar los Cargos al Proveedor de acuerdo con estos Términos y Condiciones.

19.2 Si los Cargos se basan en su totalidad o en parte en el tiempo empleado por el Proveedor en la prestación de los Servicios, el Proveedor debe obtener el consentimiento por escrito del Cliente antes de prestar los Servicios que resulten en la superación de cualquier estimación de los Cargos basados en el tiempo otorgados al Cliente o en la superación de cualquier presupuesto para los Cargos basados en el tiempo acordado por las partes; y a menos que el Cliente acuerde lo contrario por escrito, el Cliente no será responsable de pagar al Proveedor ningún Cargo con respecto a los Servicios prestados en incumplimiento de esta Cláusula.

19.3 Todos los importes indicados en estos Términos y Condiciones o en relación con ellos, a menos que el contexto requiera lo contrario, se indican excluyendo los impuestos sobre el valor añadido aplicables, que se añadirán a esos importes y serán pagaderos por el Cliente al Proveedor.

19.4 El valor mensual de la licencia será incrementado en enero de cada año y en el IPC del año inmediatamente anterior más los puntos porcentuales que sean definidos por el Proveedor.

20. PAGOS.

20.1 El Proveedor emitirá facturas por los Cargos al Cliente en las fechas de facturación establecidas en la Cotización o Propuesta de Servicios.

20.2 El Cliente deberá pagar los Cargos al Proveedor al momento de la recepción de la factura o según acuerdo en la Cotización o Propuesta Comercial.

20.3 El Cliente deberá pagar los Cargos mediante transferencia bancaria utilizando los datos de pago que el Proveedor notifique al Cliente.

20.4 Forma de Pago: El Cliente efectuará el pago CONFORME A LA PROPUESTA COMERCIAL aplicando IMPUESTOS SEGÚN EL PRODUCTO, pagaderos según acuerdo en propuesta.

20.5 Actualización de Licencia: El Cliente efectuará el pago de la actualización de licencia, correspondiente al período de enero a diciembre de cada año, en una única cuota anual. El valor de la actualización corresponderá a la suma de la adquisición del producto o la totalidad de los cargos generados por virtud de estos términos y condiciones en la totalidad del año o del año inmediatamente anterior y se incrementará un 14% más el IPC del año inmediatamente anterior.

20.6 Plazo Máximo de Pago: El pago deberá realizarse el mismo día o al día hábil siguiente a la entrega de la factura con el lleno de los requisitos legales, conforme a lo dispuesto en la Ley 2024 de 2020 y el Decreto Reglamentario 1733 de 2020. La facturación deberá remitirse al correo electrónico de recepción de facturas del Cliente.

20.7 Intereses Moratorios y Suspensión del Servicio:
En caso de que el Cliente no realice el pago del cargo mensual determinado o el pago del valor de la actualización anual, el Proveedor notificará por escrito al Cliente sobre dicho incumplimiento. El Cliente deberá proporcionar, dentro de un plazo máximo de veinticuatro (24) horas a partir de la recepción de la notificación, una justificación válida por la falta de pago y deberá regular la situación. En caso de no realizar el pago vencido dentro de este período, se aplicarán los intereses de mora correspondientes sobre el monto hasta el valor máximo legal permitido. Adicionalmente, en caso de persistir el incumplimiento, el Proveedor se reserva el derecho de suspender unilateralmente el acceso al software hasta que se regule la situación financiera.

20.8 Restablecimiento del Servicio: Para reactivar el acceso al software, el Cliente deberá cancelar el valor adeudado más los intereses de mora acumulados, y el restablecimiento se podrá generar al día hábil siguiente a la recepción del mismo.

21. CONFIDENCIALIDAD.

21.1. Obligaciones de las partes respecto a la información confidencial

Las partes reconocen y aceptan que, en virtud del Contrato, pueden tener acceso a información confidencial y privilegiada perteneciente a la otra parte. En consecuencia, se comprometen a guardar estricta reserva y tratar con carácter confidencial toda la información a la que tengan acceso por cualquier medio en el marco de este Contrato.

Las partes deberán:

a) Mantener la Información Confidencial de la otra parte estrictamente confidencial y no divulgarla a ninguna persona sin el consentimiento previo por escrito de la otra parte.

b) Implementar medidas de seguridad y protección razonables para salvaguardar la confidencialidad de la Información Confidencial de la otra parte, aplicando al menos el mismo grado de cuidado que emplea para proteger su propia información confidencial.

c) No reproducir, transmitir, duplicar, modificar, alterar o usar de cualquier forma la Información Confidencial de la otra parte para un fin distinto al cumplimiento del objeto contractual establecido en este documento.

d) Actuar de buena fe en todo momento en relación con la Información Confidencial del Cliente.

21.2. Excepciones a la confidencialidad

Las restricciones de confidencialidad no aplicarán en los siguientes casos:

A) Cuando la información era conocida por la otra parte antes de su divulgación y sin obligación de confidencialidad.

B) Cuando la información se hace pública sin incumplimiento de las obligaciones de confidencialidad.

C) Cuando la información es desarrollada de forma independiente por una parte sin utilizar información confidencial de la otra.

D) Cuando la divulgación sea requerida por ley, orden judicial o regulación gubernamental, en cuyo caso la parte obligada a divulgar deberá notificar de inmediato a la otra parte.

21.3. Vigencia de las obligaciones de confidencialidad

Las disposiciones relativas a la confidencialidad previstas en este Contrato se aplicarán durante la vigencia del mismo y se mantendrán durante tres (3) años después de su terminación. Durante este período, cada parte deberá continuar cumpliendo con sus obligaciones de confidencialidad y abstenerse de divulgar cualquier Información Confidencial de la otra parte.

22. PUBLICIDAD.

22.1 El Proveedor podrá realizar divulgaciones públicas relacionadas con el Acuerdo o su objeto, incluidas menciones del Cliente en materiales de marketing, comunicados de prensa, anuncios públicos y bancos de experiencias de clientes, salvo que el Cliente indique expresamente lo contrario por escrito. En caso de ser requerida cualquier aprobación del Cliente para dichas divulgaciones, esta no podrá ser retenida ni retrasada injustificadamente.

22.2 Nada de lo dispuesto en esta cláusula se interpretará como una limitación de las obligaciones de las partes según lo establecido en estos Términos y Condiciones.

23. PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES.

Las partes declaran que en ejecución del Contrato y/o la relación comercial es posible que exista un intercambio de información y datos personales, por lo que se comprometen a cumplir las disposiciones en materia de protección de datos personales, especialmente la Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios, así como las normas que la modifiquen y complementen.

En este sentido, en la medida que para efectos de la celebración y ejecución del Contrato se haga necesario contar con Información Personal del Cliente o de sus empleados, este por el documento declara y garantiza que cuenta con las autorizaciones correspondientes a efectos de la regulación aplicable y que otorga la autorización para realizar el tratamiento de los datos en la forma contemplada en la Política de tratamiento de datos personales publicada en la página web del Proveedor https://www.ofima.com/politica-de-tratamiento-de-datos/

Durante la ejecución del contrato de la arrendamiento de uso de software, el Proveedor cumplirá con la Política de Privacidad y seguridad de datos, que se encuentra disponible en su página web: www.ofima.com . La Política de Privacidad y seguridad de datos está sujeta a modificaciones por parte del Proveedor cuando las condiciones hagan necesaria su actualización, no obstante, esta no acarreará la reducción en el nivel de protección brindado a sus datos personales.

23.1 El Proveedor no utilizará ni extraerá información de las bases de datos del Cliente con fines publicitarios o comerciales análogos, por lo tanto, el Cliente conserva todas las prerrogativas proteccionistas frente a su titularidad de sus bases de datos.

23.2 El Cliente nunca adquirirá derechos de propiedad respecto de la información proporcionada por el Proveedor. El Proveedor es el titular de todos los derechos de Propiedad Intelectual sobre el software E.R.P, por lo tanto, la firma del contrato solo implica la autorización para usarlo. El Proveedor es el titular exclusivo de los derechos patrimoniales de autor sobre el software, su documentación preparatoria, documentación técnica, manuales de uso, actualizaciones, ampliaciones y nuevas versiones, todo lo cual se encuentran protegidas por las Leyes nacionales e internacionales en materia de Propiedad Intelectual. Cualquier incumplimiento de las estipulaciones o el desarrollo de cualquier acto que impidiese o limitase los legítimos derechos del Proveedor generará las consecuencias legales respectivas.

23.3 En caso que como consecuencia de la ejecución del contrato, se genere u ocasione alguna creación, producto, trabajo derivado o resultado susceptible de ser protegido a través de cualquier figura del sistema de Propiedad Intelectual, los mismos se entenderán de propiedad del Proveedor.

23.4 El Cliente autoriza al Proveedor para el uso de su imagen o marca comercial en los listados de referenciación de clientes con que cuente.

23. 5 El Cliente se compromete a no adelantar procedimientos de ingeniería inversa en la que se pretenda obtener el código fuente del software del Proveedor y se obliga a no adelantar actividades de competencia desleal o violación de secretos industriales.

24. GARANTÍAS.

24.1 El Proveedor garantiza al Cliente que posee o tiene acceso a los conocimientos y experiencia necesarios para prestar los Servicios Alojados de manera adecuada conforme al Contrato.

24.2 El Proveedor garantiza que los Servicios Alojados, cuando sean utilizados por el Cliente conforme al contrato, no infringirán la normatividad vigente en Colombia.

24.3 El Proveedor garantiza que los Servicios Alojados, cuando sean utilizados por el Cliente conforme al contrato, no infringirán los derechos de propiedad intelectual de terceros.

24.4 En caso de que se determine razonablemente, o que un tercero alegue, que el uso de los Servicios Alojados por parte del Cliente infringe los derechos de propiedad intelectual de terceros, el Proveedor podrá, a su propio costo y gasto:

a) Modificar los Servicios Alojados para que ya no infrinjan derechos de propiedad intelectual relevantes; o

b) Procurar para el Cliente el derecho a utilizar los Servicios Alojados conforme al contrato.

24.5 Sin perjuicio de lo anterior, el Cliente reconoce y acepta que:

a) La garantía del Proveedor se limitará únicamente a la repetición o reparación del servicio sin que ello implique el reconocimiento de daños o perjuicios de cualquier naturaleza.

b) El régimen de garantías aplicable será el establecido en la Ley 1480 de 2011, por lo que el Cliente no podrá solicitar garantías adicionales que no estén establecidas legalmente o en el contrato.

c) El Proveedor no garantiza que los Servicios Alojados sean ininterrumpidos o estén libres de errores, ni que funcionarán en combinación con cualquier otro software, sistema o infraestructura del Cliente que no haya sido aprobado expresamente por el Proveedor.

d) La garantía NO incluirá los siguientes aspectos:

- - Recuperación de datos, bases de datos, archivos de configuración o programas perdidos o dañados por mal uso, fallas eléctricas, actos de terceros (hackeo, vandalismo, terrorismo) o fuerza mayor.
  - Mantenimiento o cambios de programas o desarrollos específicos que no hayan sido previamente contratados con el Proveedor.
  - Errores en programas de terceros que interactúan con los Servicios Alojados.
  - Transmisión incorrecta de datos por redes externas al Proveedor.
  - Daños físicos o lógicos a programas o bases de datos causados por virus informáticos.

24.6 El Cliente garantiza al Proveedor que:

a) Tiene el derecho legal y la autoridad para celebrar el Acuerdo y cumplir con sus obligaciones contractuales.

b) No utilizará los Servicios Alojados de manera que infrinja derechos de propiedad intelectual de terceros.

24.7 Todas las garantías y representaciones de las partes con respecto al objeto del Acuerdo se establecen expresamente en el documento. En la medida máxima permitida por la ley aplicable, no habrá otras garantías o representaciones adicionales en relación con los Servicios Alojados.

25. RECONOCIMIENTOS Y LIMITACIONES DE GARANTÍA.

25.1 El Cliente reconoce que un Software complejo nunca está totalmente libre de defectos, errores y fallos; y sujeto a las demás disposiciones de estos Términos y Condiciones, el Proveedor no ofrece ninguna garantía o declaración de que los Servicios Alojados estarán completamente libres de defectos y errores.

25.2 El Cliente reconoce que el Software complejo nunca está completamente libre de vulnerabilidades de seguridad; y sujeto a las demás disposiciones de estos Términos y Condiciones, el Proveedor no ofrece ninguna garantía o declaración de que los Servicios Alojados serán completamente seguros.

25.3 El Cliente reconoce que los Servicios Alojados están diseñados para ser compatibles únicamente con el Software y esos sistemas especificados como compatibles en la Especificación de Servicios Alojados; y el Proveedor no garantiza ni declara que los Servicios Alojados sean compatibles con ningún otro Software o sistema.

25.4 El Cliente reconoce que el Proveedor no proporcionará ningún asesoramiento legal, financiero, contable o fiscal en virtud de estos Términos y Condiciones o en relación con los Servicios Alojados; y, salvo en la medida en que se disponga expresamente lo contrario en estos Términos y Condiciones, el Proveedor no garantiza ni declara que los Servicios Alojados o el uso de los Servicios Alojados por parte del Cliente no darán lugar a ninguna responsabilidad legal por parte del Cliente o de cualquier otra persona.

26. RESPONSABILIDAD Y LIMITACIONES.

26.1. Responsabilidad sobre Contenidos:

El Proveedor no será responsable del uso, integridad, divulgación, modificación o eliminación de los contenidos subidos a la Nube como consecuencia del acceso por parte de proveedores de programas de terceros y/o por parte de los usuarios autorizados o no autorizados por el Cliente.

El Cliente asume toda la responsabilidad por los contenidos que suba a la Nube y se compromete a garantizar que dichos contenidos no infrinjan los derechos de terceros ni violen ninguna ley o regulación aplicable.

Ambas partes reconocen y aceptan que El Proveedor actúa únicamente como proveedor de servicios de almacenamiento en la Nube y no tiene control sobre el contenido subido por el Cliente o sus usuarios autorizados. En consecuencia, el Cliente indemnizará y eximirá de responsabilidad a El Proveedor por cualquier reclamación, demanda o acción legal relacionada con el uso de los contenidos subidos a la Nube por parte del Cliente o sus usuarios autorizados.

26.2. Responsabilidad por Pérdida de Datos:

El Proveedor se compromete a implementar medidas de seguridad adecuadas y razonables para prevenir la pérdida, daño o acceso no autorizado a los datos almacenados en la Nube en el marco del contrato. Sin embargo, el Cliente reconoce y acepta que, a pesar de los esfuerzos del Proveedor, pueden ocurrir eventos imprevistos que resulten en la pérdida de datos. En caso de que se produzca la pérdida de datos debido a acciones u omisiones del Proveedor, este se compromete a realizar todos los esfuerzos razonables para recuperar o restaurar los datos perdidos en la medida de lo posible.

El Cliente comprende y acepta que el Proveedor no será responsable por cualquier pérdida de datos que pueda ocurrir como resultado de eventos de fuerza mayor, fallas técnicas, acciones maliciosas de terceros u otros eventos fuera del control razonable del Proveedor.

En ningún caso, el Proveedor será responsable por daños indirectos, consecuentes o incidentales derivados de la pérdida de datos, incluyendo, pero no limitado a, la pérdida de beneficios, la interrupción del negocio o la pérdida de oportunidades comerciales.

26.3. Responsabilidad por Caída Temporal de la nube:

En caso de que la Nube experimente una interrupción temporal en su disponibilidad que afecte la prestación de los servicios contratados, el Proveedor se compromete a realizar todos los esfuerzos razonables para restaurar el acceso a la Nube en los plazos establecidos en el ANS.

El Proveedor no será responsable por los daños directos, indirectos, incidentales, especiales, consecuentes o ejemplares que puedan surgir como resultado de la caída temporal de la Nube, incluyendo, pero no limitado a, la pérdida de datos, la interrupción del negocio, la pérdida de beneficios o cualquier otro perjuicio económico o comercial.

El Cliente reconoce y acepta que la disponibilidad de la Nube puede verse afectada por diversos factores, incluyendo, pero no limitado a, mantenimiento programado, actualizaciones de software, fallos técnicos, eventos de fuerza mayor u otros eventos fuera del control del Proveedor.

27. LIMITACIONES Y EXCLUSIONES DE RESPONSABILIDAD.

27.1 Nada de lo dispuesto en estos Términos y Condiciones tiene el propósito de:

A) Limitar o excluir cualquier responsabilidad por fraude o tergiversación fraudulenta;

B) Limitar cualquier responsabilidad de cualquier manera que no esté permitida por la ley aplicable; o

C) Excluir cualquier responsabilidad que no pueda ser excluida en virtud de la ley aplicable.

27.2 Las limitaciones y exclusiones de responsabilidad establecidas en esta cláusula rigen todas las responsabilidades que surjan en virtud de estos Términos y Condiciones o en relación con su objeto, incluidas las responsabilidades contractuales, extracontractuales (incluida la negligencia) o por incumplimiento de obligaciones legales, salvo que se disponga expresamente lo contrario.

27.3 Ninguna de las partes será responsable ante la otra por cualquier pérdida o daño que resulte de un evento de Fuerza Mayor.

27.4 Ninguna de las partes será responsable ante la otra con respecto a cualquier pérdida o daño especial, indirecto o consecuente.

27.5 Ninguna de las partes será responsable ante la otra por:

a) Pérdida de beneficios o ahorros previstos;

b) Pérdida de ingresos;

c) Pérdida de uso o producción;

d) Pérdida de negocios, contratos u oportunidades;

e) Pérdida o corrupción de datos, bases de datos o software, excepto en la medida en que el Proveedor haya incumplido expresamente sus obligaciones en virtud de este Acuerdo.

27. 6 La responsabilidad total de cada parte hacia la otra por cualquier evento o serie de eventos relacionados no excederá el monto total pagado y pagadero por el Cliente al Proveedor en virtud del Acuerdo en el período de 12 meses anterior al comienzo del evento o eventos que den lugar a la reclamación.

27. 7 Conforme al contrato, el Proveedor no asume responsabilidad por:

a) Inclusión, digitación, verificación o mantenimiento de información del Cliente.

b) Recuperación de datos, bases de datos, archivos de configuración y programas perdidos o estropeados por causas no atribuibles al Proveedor, incluyendo inadecuada operación, fallas de fluido eléctrico, vandalismo, terrorismo, inundación, casos fortuitos o fuerza mayor.

c) Mantenimiento o cambio de programas o desarrollos específicos no contratados con el Proveedor.

d) Errores en programas desarrollados por terceros en interfaces, procesos de transmisión de datos o su integración con otros sistemas.

e) Daños físicos o lógicos causados a programas o bases de datos por virus informáticos.

27.8 El Proveedor no asumirá responsabilidad alguna por cambios en el personal del Cliente que puedan afectar la ejecución del Contrato. En caso de que el Cliente requiera la recapacitación del nuevo personal, el Proveedor podrá, a su discreción, optar entre prestar dicha capacitación con un costo adicional o dar por terminado el contrato conforme a los Términos y Condiciones establecidos.

28. INDEMNIDAD.

El Proveedor no será responsable total o parcialmente por ningún tipo de sanción, multa, condena, costas, agencias en derecho y en general cualquier tipo de reclamación que le sea imputada al Cliente, ya sea de tipo judicial, arbitral o administrativa. En ningún caso El Proveedor será solidario en ningún tipo de responsabilidad generada por acciones y/o omisiones del Cliente. El Proveedor no asume responsabilidad total o parcial por pérdida, daños, destrucción, borrado o inutilización total o parcial de información o base de datos manejadas o gestionadas por el Cliente. En ningún caso, el Proveedor responderá frente al Cliente o terceros, por daños directos o indirectos, imprevistos, especiales o accidentes, pérdidas de beneficios, lucro cesante, o falta de utilidades que pudieran ocasionarse.

Si el Proveedor se viere vinculado en cualquier tipo de procedimiento judicial, administrativo arbitral por los anteriores conceptos, el Cliente saldrá en su defensa, y además le reembolsará los dineros que ésta se viere en la obligación de cancelar para su defensa, la cual podrá ser escogida por el Proveedor de manera libre y autónoma, sin sujeción a restricción alguna, o aquellos dineros que hubiese tenido que pagar en virtud de una condena o sanción en su contra.

29. TERMINACIÓN DE LOS TÉRMINOS Y CONDICIONES.

29.1 Por decisión unilateral notificando a la otra parte por escrito con una antelación no menor a treinta (30) días calendario.

29.2 Cualquiera de las partes podrá terminar el Acuerdo de manera inmediata mediante notificación escrita a la otra parte si la otra parte incurre en un incumplimiento material del Acuerdo y dicho incumplimiento no es subsanable; si la otra parte incurre en un incumplimiento sustancial del Acuerdo y no subsana dicho incumplimiento dentro de los treinta (30) días siguientes a la notificación por escrito que se le haga exigiendo la subsanación o si la otra parte incumple persistentemente el Acuerdo, considerando tales incumplimientos de manera acumulativa como una violación material del mismo.

29.3 La terminación anticipada también podrá ocurrir por:

A) Investigación judicial o administrativa por violación de normativas anticorrupción;

B) Inobservancia de la legislación anticorrupción;

C) Fuerza mayor o caso fortuito que impida la prestación de los servicios por más de dos (2) meses;

D) Incapacidad financiera u operativa del Cliente;

E) Declaratoria judicial;

F) Mutuo acuerdo entre las partes;

G) Imposibilidad jurídica o fáctica de ejecución del contrato;

H) Incumplimiento grave o reiterado de las obligaciones contractuales;

I) Violación de la confidencialidad o seguridad de la información.

J) Por tener el CONTRATISTA antecedentes negativos en las bases de datos de la Policía Nacional, fiscalía general de la Nación, Contraloría General de la República, y Procuraduría General de la Nación que vayan en contra de las políticas de cumplimiento PTEE establecidas por el CONTRATANTE

K) En el evento en que alguna de las Partes, sus representantes legales, miembros de junta directiva, gerentes administradores y/o directores o en si cualquiera de sus contrapartes, resulte formalmente incluido en la orden ejecutiva número 12.978 “Specially Designated Narcotics Traffickers – SDNT”, conocida en Colombia como “Lista Clinton”, lista Office of Foreign Assets Control (OFAC), listas de personas buscadas en el Buró Federal de Investigaciones de los Estados Unidos de América (FBI), y en general en las listas de las agencias internacionales que identifican personas vinculadas al LA/FT/FP, o sea formalmente acusado ante un juez de la república, por cualquiera de los delitos fuente LA/FT/FP o por actos de corrupción en su sentido amplio, en los términos indicados por las leyes colombianas aplicables.

29.4. En caso de terminación, la información del Cliente alojada en la Plataforma será eliminada en su totalidad previa migración de la misma por parte del Cliente, dentro de un plazo de treinta (30) días calendario. Si el Cliente no realiza dicha migración, autoriza al Proveedor a eliminar la información sin generar derecho a indemnización alguna.

30. NO CAPTACIÓN DE PERSONAL.

30.1 El Cliente no podrá, sin el consentimiento previo por escrito del Proveedor, ya sea durante el plazo de ejecución del Contrato o dentro del período de seis (6) meses siguientes a su finalización, contratar, emplear o solicitar un compromiso o empleo a ningún empleado o subcontratista del Proveedor que haya estado involucrado de alguna manera en la negociación o ejecución del Acuerdo.

30.2 El Proveedor no debe, sin el consentimiento previo por escrito del Cliente, ya sea durante plazo de ejecución del Contrato o dentro del período de seis (6) meses siguientes a su finalización, contratar, emplear o solicitar un compromiso o empleo a cualquier empleado o subcontratista del Cliente que haya estado involucrado de alguna manera en la negociación o ejecución del Acuerdo.

30.3 Las restricciones de esta Cláusula no se aplicarán con respecto a ninguna persona que esté contratada o empleada como resultado de que esa persona responda a un anuncio general que no esté dirigido específicamente a esa persona o al grupo relevante de empleados y/o subcontratistas.

31. FUERZA MAYOR O CASO FORTUITO.

31.1 Si un evento de Fuerza Mayor da lugar a un incumplimiento o retraso en el cumplimiento de cualquiera de las partes de cualquier obligación en virtud del Acuerdo (que no sea cualquier obligación de realizar un pago), esa obligación se suspenderá mientras dure el evento de fuerza mayor.

31.2 La parte que tenga conocimiento de un evento de fuerza mayor que dé lugar, o que pueda dar lugar, a cualquier incumplimiento o retraso en el cumplimiento de

31.3 cualquier obligación en virtud del Acuerdo, debe notificar sin demora e informar a la otra parte del período durante el cual se estima que continuará dicho incumplimiento o retraso.

31.4 La parte cuyo cumplimiento de sus obligaciones en virtud del Acuerdo se vea afectado por un evento de fuerza mayor debe tomar medidas razonables para mitigar los efectos del evento de fuerza mayor.

32. DECLARACIÓN DE PRINCIPIOS DE PREVENCIÓN DE FRAUDE.

Las partes declaran que: 1) Las actividades propias de su objeto social, así como los activos que conforman su patrimonio el de su socios, accionistas, representantes legales y/o administradores no provienen directa o indirectamente del ejercicio de actividades de fraude, soborno y corrupción, ni han sido utilizados como medios o instrumentos para la realización de las mismas; 2) No existe, para ninguna de las partes, ni para las personas mencionadas anteriormente, o se desconoce, la existencia de antecedentes por sanciones en firme o de la existencia de investigaciones en curso, como consecuencia de acciones legales de carácter civil, penal, administrativo o fiscal o de procesos de cualquier índole por parte de autoridades colombianas o extranjeras, relacionados con las actividades ilícitas mencionadas; 3) Adoptarán adecuados procedimientos y mecanismos de detección y prevención de actividades irregulares o actos de fraude. Si en desarrollo del contrato, se identifica cualquier irregularidad, sospecha o confirmación de actos fraudulentos, serán inmediatamente reportados a la otra parte; 4) Prestarán la colaboración requerida para que se adelanten las respectivas actividades que permitan determinar si los procedimientos, procesos y actividades de cualquiera de ellas permiten garantizar el normal desarrollo del contrato y para adelantar alguna investigación que se derive por actividades no estipuladas en el contrato y que afecten el cumplimiento del mismo. La celebración del contrato se hace en consideración a las declaraciones anteriores. En el evento en que tenga conocimiento por cualquier medio que las mismas han dejado de ser válidas, respecto a las partes o de alguna de las otras personas mencionadas o que se una negativa a efectuar una declaración de alcance similar sobre nuevas conductas tipificadas como ilícitas, se entenderá como justa causa para terminar unilateralmente y de manera inmediata el contrato.

33. PREVENCIÓN AL LAVADO DE ACTIVOS, FINANCIACIÓN DEL TERRORISMO Y FINANCIAMIENTO DE LA PROLIFERACIÓN DE ARMAS DE DESTRUCCIÓN MASIVA.

Las partes se obligan a realizar todas las actividades encaminadas a asegurar que todo su personal a cargo, empleados, socios, accionistas, administradores, clientes, proveedores, etc., y los recursos de estos, no se encuentren relacionados o provengan, de actividades ilícitas; particularmente, de lavado de activos, financiación del terrorismo o financiamiento de la proliferación de armas de destrucción masiva. En todo caso, si durante el plazo de vigencia del convenio se encontraren en alguna de las partes, dudas razonables sobre sus operaciones, así como el origen de sus activos y/o que alguna de ellas, llegare a resultar inmiscuido en una investigación de cualquier tipo (penal, administrativa, etc.) relacionada con actividades ilícitas, lavado de dinero o financiamiento del terrorismo, o fuese incluida en las listas internacionales vinculantes para Colombia, de conformidad con el derecho internacional (listas de naciones unidas- ONU), en listas de la OFAC o Clinton, etc., la parte libre de reclamo tendrá derecho de terminar unilateralmente este contrato de manera inmediata, sin que por este hecho, esté obligado a indemnizar ningún tipo de perjuicio a la parte que lo generó.

34. ANTICORRUPCIÓN.

El CONTRATISTA se compromete a cumplir las normas vigentes en la República de Colombia contra la corrupción y sus delitos asociados, como el soborno transnacional, el fraude el cohecho etc. (en adelante, Leyes Anticorrupción), en consecuencia, se abstendrá de dar, ofrecer, prometer pagar o autorizar el pago de dinero o cualquier otro elemento de valor a servidores públicos, nacionales o extranjeros, con la intención de que estos desvíen su poder, retarden, omitan o cumplan sus deberes oficiales de tal forma que generen una ventaja comercial indebida.

El CONTRATISTA da fe de que no ha sido sancionado ni notificado de investigaciones en su contra por parte de las autoridades competentes por incumplimiento de las Leyes Anticorrupción en los últimos cinco (5) años.

El CONTRATISTA se compromete a no hacer ningún tipo de contribución a favor de campañas políticas, candidatos a cargos públicos, partidos políticos o directivos de dichos partidos, ni a hacer donaciones de caridad que hayan sido solicitadas a instancias de un servidor o agencia del Gobierno, a menos que tales contribuciones y donaciones: a) se realicen de conformidad con la legislación aplicable; b) no se realicen a cambio de ventajas indebidas para el CONTRATANTE, o con el propósito de recibir beneficios que incidan en la relación contractual; y c) sean declarados de forma transparente y registrados con precisión en los libros contables del CONTRATISTA.

El CONTRATISTA autoriza expresamente a ser consultado en listas de sanciones y otras fuentes públicas de información, y a ser contactado por correo electrónico u otro medio por parte del CONTRATANTE, con el fin de hacer indagaciones suficientes sobre su reputación y las condiciones en que llevará a cabo el encargo.

35. MODIFICACIONES DE LOS TÉRMINOS Y CONDICIONES.

El Proveedor se reserva el derecho de modificar estos Términos y Condiciones en cualquier momento y a su entera discreción. Dichas modificaciones serán notificadas a el Cliente a través de la plataforma tecnológica y entrarán en vigor de forma inmediata tras su publicación en ella.

Es responsabilidad de el Cliente revisar periódicamente los Términos y Condiciones para estar al tanto de cualquier cambio. El uso continuado de la plataforma tecnológica por parte del Cliente después de la publicación de las modificaciones constituirá la aceptación de los Términos y Condiciones modificados.

De este modo, el Cliente reconoce y acepta que es su responsabilidad mantenerse informado sobre cualquier actualización de los Términos y Condiciones, y que El Proveedor no asume ninguna obligación adicional más allá de la notificación de las modificaciones a través de la plataforma tecnológica.

36. LEY APLICABLE Y JURISDICCIÓN.

Estos Términos y Condiciones se regirán e interpretarán de acuerdo con las leyes de la República de Colombia.

36.1 En el cumplimiento de las obligaciones derivadas de este Acuerdo, ninguna de las partes será obligada a llevar a cabo ninguna actividad que pudiera estar en conflicto con las disposiciones de cualquier ley, norma, reglamento, interpretación, sentencia, decreto o acto administrativo aplicable emitidas por cualquier autoridad gubernamental competente.

37. NOTIFICACIONES.

Todas las notificaciones, requerimientos o comunicaciones entre las Partes, deben ser realizadas por escrito, y se entenderán debidamente hechas o dadas cuando sean entregadas personalmente o enviadas por correo certificado o mediante correo electrónico con confirmación de entrega a las direcciones señaladas en la sección de Identificación de la Partes.

El cambio en cualquiera de los datos de las Partes, indicados anteriormente, deberá ser notificado con quince (15) días de anticipación, en la forma establecida en esta cláusula.

38.CESIÓN Y SUBCONTRATACIÓN.

El Cliente no podrá ceder total o parcialmente el Contrato, sin autorización previa del Proveedor.

Sin perjuicio de lo establecido en esta cláusula y sujeto a los Términos y Condiciones, el Cliente reconoce y acepta que el Proveedor puede subcontratar el alojamiento de la Plataforma y la prestación de servicios relacionados con el soporte y mantenimiento de los elementos de la Plataforma a terceros de buena reputación.

39. SIN EXENCIONES.

39.1 No se renunciará a ningún incumplimiento de cualquier disposición del Acuerdo, excepto con el consentimiento expreso por escrito de la parte que no incumple.

39.2 Ninguna renuncia a cualquier incumplimiento de cualquier disposición del Acuerdo se interpretará como una renuncia adicional o continua a cualquier otro incumplimiento de esa disposición o cualquier incumplimiento de cualquier otra disposición del Acuerdo.

41. DISPOSICIONES LEGALES.

Si alguna disposición de los Términos y Condiciones del documento es considera inválida o inaplicable por un tribunal de jurisdicción competente, las demás disposiciones permanecerán en pleno vigor y efecto. El documento constituye el acuerdo completo entre el Proveedor y el Cliente.

41.ACUERDO COMPLETO.

la propuesta comercial será el cuerpo principal de estos Términos y Condiciones y los Anexos constituirán el acuerdo completo entre las partes y reemplazarán todos los acuerdos, arreglos y entendimientos anteriores entre las partes con respecto a ese objeto.

42. ANEXOS.

Los documentos que se citan a continuación determinan, regulan, complementan y adicionan las condiciones del Acuerdo:

Anexo No. 1: Acuerdo de Confidencialidad. https://www.ofima.com/condiciones-del-uso-del-sitio/

Anexo No. 2: ANS. https://www.ofima.com/acuerdos-sla-para-el-servicio-de-soporte-tecnico-mesa-de-ayuda/

Anexo No. 3: Propuesta Comercial. Adjunta en Contrato