La información exógena es la obligación tributaria que más inconsistencias genera en las empresas medianas colombianas — no porque sea la más difícil, sino porque depende de la calidad de los datos registrados a lo largo de todo el año. Un error en el registro de un proveedor en enero aparece como inconsistencia en el formato 1001 que se presenta en mayo. Una factura mal clasificada en julio genera un dato incorrecto en el formato 1007.
Para el año gravable 2025, la DIAN ajustó formatos y aumentó el nivel de detalle requerido a través de la Resolución Única 000227 de 2025 y su modificación más reciente, la Resolución 000012 de abril de 2026. El marco regulatorio es más exigente que en años anteriores. Pero el principio es el mismo: si los datos fueron registrados correctamente durante el año, la exógena se genera sin contratiempos. Si no, el cierre se convierte en una carrera para reconstruir información que debería haber estado lista desde el origen.
Qué es la información exógena y por qué importa
La información exógena es el conjunto de datos que las empresas reportan a la DIAN sobre sus operaciones económicas con terceros: a quién le pagaron, cuánto, por qué concepto, qué retenciones practicaron, qué ingresos recibieron de quién, qué IVA generaron y descontaron. La DIAN cruza esa información con las declaraciones de renta, IVA y retención de todas las partes involucradas para detectar inconsistencias, evasión o errores.
En la práctica, la exógena funciona como una red de verificación: lo que una empresa reporta como pago a un proveedor, la DIAN lo cruza con lo que ese proveedor reporta como ingreso. Si los valores no coinciden, ambas partes quedan expuestas a una verificación.
Quiénes están obligados — AG 2025
Para el año gravable 2025 (que se reporta en 2026), la obligación aplica a:
- Personas jurídicas y asimiladas con ingresos brutos superiores a 2.400 UVT ($119.517.600 calculados con UVT 2025).
- Personas naturales con ingresos brutos superiores a 11.800 UVT ($587.628.000 con UVT 2025) y que la suma de sus ingresos por rentas de capital y/o no laborales supere las 2.400 UVT.
- Entidades del sector público, agentes de retención, grandes contribuyentes y demás obligados específicos señalados por la DIAN.
Para una empresa mediana con ingresos brutos por encima de ~$120 millones anuales — que es prácticamente cualquier empresa mediana colombiana — la obligación aplica sin excepción.
Los formatos principales que exige la DIAN
| Formato | Contenido | Qué reporta |
|---|---|---|
| 1001 | Pagos o abonos en cuenta y retenciones | Todos los pagos a terceros con sus retenciones asociadas |
| 1003 | Retenciones en la fuente practicadas | Detalle de retenciones por tipo y beneficiario |
| 1005 | IVA descontable | IVA que la empresa descontó en sus compras |
| 1006 | IVA generado | IVA cobrado en las ventas |
| 1007 | Ingresos recibidos | Detalle de todos los ingresos por tercero |
| 1008 | Saldos de cuentas por cobrar | Cartera al cierre del año |
| 1009 | Saldos de cuentas por pagar | Obligaciones al cierre del año |
| 1010 | Socios y accionistas | Composición accionaria y participaciones |
| 1012 | Declaraciones tributarias | Valores declarados en renta, IVA y retención |
| 2276 | Información de nómina | Pagos laborales reportados por la empresa |
| 2833 | Enajenación de acciones no cotizadas (nuevo) | Operaciones de venta de participaciones no listadas en bolsa |
Cada formato tiene su propia estructura XML, sus campos obligatorios y sus reglas de validación. Un campo mal diligenciado o una inconsistencia entre formatos puede generar el rechazo del archivo por la plataforma de la DIAN.
Plazos de presentación — AG 2025 (reporte en 2026)
Los plazos están escalonados por el último dígito del NIT (o los dos últimos para PJ que no son Grandes Contribuyentes). La ventana general para personas jurídicas es entre mayo y junio de 2026.
Cambio reciente: la Resolución 000012 del 29 de abril de 2026 amplió los plazos para Grandes Contribuyentes con NIT terminado en 1, 2 y 3, cuyos nuevos vencimientos son el 14, 15 y 19 de mayo de 2026 respectivamente.
La recomendación operativa es preparar y validar los archivos al menos dos semanas antes del vencimiento. Dejar la generación para el último día expone a la empresa a rechazos técnicos de la plataforma que no se pueden resolver en horas.
Las sanciones por incumplimiento — Art. 651 ET
| Tipo de incumplimiento | Sanción | Tope máximo |
|---|---|---|
| Información no suministrada | 1% del valor de la información omitida | 7.500 UVT (~$393 millones) |
| Información con errores | 0,7% del valor de la información errada | 7.500 UVT |
| Información extemporánea | 0,5% del valor de la información entregada tarde | 7.500 UVT |
| Información sin cuantía | 0,5 UVT por cada dato omitido o errado | 7.500 UVT |
| Sanción mínima 2026 | $524.000 (10 UVT) | — |
Esos montos se calculan sobre el valor de la información — no sobre el impuesto. Para una empresa mediana con $5.000 millones en pagos a terceros, omitir el reporte del formato 1001 podría generar una sanción de $50 millones. Conocer estas cifras ayuda al jefe contable a dimensionar el riesgo.
Por qué los errores en exógena son tan frecuentes y cómo prevenirlos
Los errores más comunes no son de cálculo — son de datos de origen. Se producen porque la información que alimenta la exógena proviene de múltiples fuentes (compras, ventas, nómina, cartera, tesorería) que en muchas empresas operan en sistemas separados o con registros inconsistentes.
- NIT de terceros con errores. Si un proveedor fue registrado con un NIT incorrecto durante el año, todos los pagos a ese tercero salen con identificación errada en el formato 1001. La DIAN lo detecta al cruzar.
- Clasificación incorrecta de conceptos. Un pago registrado como "honorarios" cuando debería ser "servicios" genera inconsistencias entre los conceptos del formato 1001 y las retenciones del formato 1003.
- Diferencias entre facturación y contabilidad. Cuando las facturas de compra y venta no se integran automáticamente con la contabilidad, aparecen diferencias entre el IVA del formato 1005 y lo declarado en la declaración bimestral.
- Datos de nómina desactualizados. Si la nómina opera en un sistema separado de la contabilidad, el formato 2276 puede tener inconsistencias con los certificados de ingresos y retenciones o con las declaraciones de retención.
La prevención de todos esos errores tiene un denominador común: que la información se registre una sola vez, desde el origen, en un sistema integrado que alimente automáticamente todos los formatos.
Cómo Ofima ERP genera la información exógena
El área Contable y Financiera de Ofima ERP consolida automáticamente la información desde compras, ventas, nómina, cartera y tesorería en una sola base de datos. Eso significa que los datos que alimentan los formatos de exógena son los mismos que alimentan las declaraciones de IVA, retención y renta — sin diferencias por traspaso manual.
El proceso de generación con Ofima funciona en cinco pasos:
Centralización automática de datos
Cada transacción — factura de venta, factura de compra, pago de nómina, movimiento de tesorería — se registra una sola vez y queda disponible para todos los reportes. No hay traspaso manual entre módulos.
Selección del año gravable y los formatos requeridos
Desde el módulo tributario se selecciona el año gravable y la empresa. El sistema identifica qué formatos aplican según la actividad y el volumen de operaciones.
Validación automática de inconsistencias
Antes de generar los archivos, el sistema revisa: NITs inválidos, campos vacíos, valores fuera de rango, diferencias entre conceptos de retención y pagos, y cualquier inconsistencia que pueda causar un rechazo de la DIAN.
Generación de archivos XML validados
Los formatos se generan en el formato XML exigido por la DIAN, con la estructura de campos, codificación y versión correcta según la resolución vigente. Listos para carga directa en la plataforma.
Seguimiento y control
Desde el panel de control se monitorea qué formatos están generados, cuáles faltan y cuáles han sido presentados exitosamente. Las alertas avisan cuando un vencimiento se acerca.
Complementado con Ofima DIAN, la empresa cuenta además con la gestión completa de facturación electrónica, eventos RADIAN y documentos soporte — todo el ecosistema de documentos electrónicos integrado en una sola plataforma que se actualiza automáticamente con cada cambio normativo.
Lo que cambia cuando la exógena es un proceso continuo
La información exógena no debería ser un proyecto de cierre de año. Debería ser una consecuencia natural de que los datos se registren correctamente durante todo el año. Cuando eso ocurre, generar los formatos toma horas en lugar de semanas, el riesgo de sanciones baja drásticamente y el equipo contable puede dedicar su tiempo a análisis — no a perseguir inconsistencias.
En Ofima acompañamos ese proceso con el Asesor Experto Certificado disponible para cada cierre tributario. Si quieres ver cómo funciona la generación de exógena en tu operación específica, conversemos.
Preguntas Frecuentes
¿Qué empresas están obligadas a presentar información exógena en 2026?
Las personas jurídicas con ingresos brutos superiores a 2.400 UVT ($119.517.600 con UVT 2025) durante el año gravable 2025. También aplica para personas naturales con ingresos superiores a 11.800 UVT, grandes contribuyentes, entidades del sector público y demás obligados señalados por la DIAN en la Resolución 000227 de 2025.
¿Cuáles son los formatos principales de información exógena?
Los más comunes para una empresa mediana son: formato 1001 (pagos y retenciones), 1003 (retenciones practicadas), 1005 (IVA descontable), 1006 (IVA generado), 1007 (ingresos), 1008 y 1009 (cuentas por cobrar y pagar), 1010 (socios), 1012 (declaraciones tributarias) y 2276 (nómina). Para 2025 se agregó el formato 2833 para enajenación de acciones no cotizadas en bolsa.
¿Qué cambió con la Resolución 000012 de abril de 2026?
Amplió los plazos de presentación para Grandes Contribuyentes con NIT terminado en 1, 2 y 3 (ahora vencen el 14, 15 y 19 de mayo de 2026 respectivamente) e introdujo ajustes técnicos en algunos formatos. También creó dos campos nuevos (fecha de adquisición y forma de enajenación) que serán obligatorios a partir del AG 2027.
¿Ofima ERP actualiza los formatos cuando la DIAN cambia los requisitos?
Sí. El sistema se actualiza según las resoluciones vigentes, incluyendo cambios en la estructura XML, códigos de concepto y reglas de validación. Para el AG 2025, el sistema ya incorpora los ajustes de la Resolución 000012 de 2026.
¿Qué pasa si la DIAN rechaza el archivo XML?
Se debe corregir el error señalado en el rechazo y retransmitir antes del vencimiento. Si ya venció el plazo, se transmite de todas formas y se acumula la sanción por extemporaneidad (0,5% del valor reportado). No transmitir nunca es peor — la sanción por omisión (1%) es mayor que la de extemporaneidad.