Tu empresa compra servicios de transporte a un independiente. Le paga a un asesor externo que no está obligado a facturar. Contrata un mantenimiento con una persona natural no responsable de IVA. Operaciones normales, de todos los días en una empresa mediana.
Ahora la pregunta incómoda: ¿estás generando el documento soporte electrónico por cada una de esas transacciones?
Porque si no lo haces, ese gasto no es deducible. No importa que el pago sea real, que tengas el recibo de la transferencia o que el servicio se haya prestado. Sin documento soporte electrónico validado por la DIAN, esa compra no existe fiscalmente. Tu base gravable sube y tu impuesto sobre la renta también.
Y lo peor: muchas empresas medianas no lo saben. O lo saben pero no lo están haciendo de forma sistemática, porque el proceso quedó como una tarea manual que alguien "debería estar haciendo" pero nadie verifica.
Este artículo te explica qué es el documento soporte electrónico, cuándo debes generarlo, qué pasa si no lo haces y cómo integrarlo a tu operación para que ningún peso se pierda en deducciones.
Qué es el documento soporte electrónico
El documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a facturar es un documento electrónico que forma parte del sistema de facturación electrónica de la DIAN. Fue regulado por la Resolución 000167 de 2021 y su transmisión electrónica es obligatoria desde el 1 de agosto de 2022.
A diferencia de la factura electrónica — que la genera el vendedor —, el documento soporte electrónico lo genera el comprador. Es decir, la responsabilidad de emitirlo recae sobre tu empresa, no sobre el proveedor.
Cada documento validado por la DIAN recibe un CUDS (Código Único de Documento Soporte), que es el equivalente al CUFE de la factura electrónica y garantiza su autenticidad, integridad y trazabilidad.
La DIAN lo creó para cerrar un vacío: cuando alguien que no factura le vende a alguien que sí deduce, no había forma de rastrear esa transacción en el ecosistema electrónico. Hoy sí la hay, y la consecuencia de no usarla es directa: pierdes la deducción.
| Factura electrónica | Documento soporte electrónico | |
|---|---|---|
| ¿Quién lo genera? | El vendedor | El comprador |
| ¿Cuándo aplica? | Ventas de bienes y servicios | Compras a no obligados a facturar |
| Código único | CUFE | CUDS |
| ¿Qué soporta? | Ingresos del vendedor | Costos y deducciones del comprador |
| Norma principal | Resolución 000165/2023 | Resolución 000167/2021 |
Si quieres entender cómo este documento se cruza con tus otras obligaciones tributarias, te recomendamos leer nuestro artículo sobre sanciones de la DIAN en 2026 — ahí verás el panorama completo de riesgos.
Cuándo estás obligado a generarlo
Debes emitir documento soporte electrónico cada vez que tu empresa realice una compra de bienes o servicios a una persona o entidad que no esté obligada a expedir factura de venta ni documento equivalente, y quieras usar esa compra como costo, deducción o impuesto descontable en tu declaración de renta.
Los casos más comunes en una empresa mediana:
- Servicios de mantenimiento, aseo o vigilancia contratados con personas naturales no responsables de IVA.
- Asesorías puntuales o servicios profesionales de personas que no facturan.
- Transporte contratado con conductores independientes.
- Arrendamientos a personas naturales.
- Compras menores a proveedores informales sin resolución de facturación.
No importa el monto. No importa la frecuencia. Si el proveedor no factura y tú quieres deducir, necesitas el documento soporte.
Qué debe contener (requisitos)
Los requisitos están definidos en el artículo 1.6.1.4.12 del Decreto 1625 de 2016 y no son opcionales. Si falta alguno, la DIAN puede rechazar el documento y con él la deducción.
| # | Requisito | Detalle |
|---|---|---|
| 1 | Denominación | Debe decir expresamente "documento soporte en adquisiciones efectuadas a no obligados a facturar" |
| 2 | Fecha de la operación | Corresponde a la fecha de generación del documento |
| 3 | Datos del vendedor | Apellidos y nombre o razón social + NIT o cédula |
| 4 | Datos del comprador | Razón social + NIT de tu empresa |
| 5 | Consecutivo + resolución | Número del documento soporte con la resolución de numeración DIAN |
| 6 | Descripción | Bien o servicio adquirido, con detalle específico |
| 7 | Cantidad y valor | Unidades, valor unitario y valor total de la operación |
| 8 | CUDS | Código Único de Documento Soporte, asignado por la DIAN tras validación |
Un detalle que genera errores frecuentes: para proveedores del exterior sin RUT colombiano, se usa el número de identificación del país de origen. Pero para proveedores nacionales, el NIT o cédula es obligatorio y debe coincidir con el que la DIAN tiene registrado.
Lo que le cuesta a tu empresa no generarlo
Acá es donde muchas empresas se sorprenden. Las consecuencias no son teóricas — son fiscales, medibles y acumulativas.
| Consecuencia | Base legal | Impacto |
|---|---|---|
| Rechazo de la deducción fiscal | Art. 771-2 E.T. | Base gravable sube → pagas 35% de impuesto sobre un gasto que debería haber restado |
| Sanción por no transmitir | Art. 651 E.T. (vía Art. 616-1) | Multa del 1% del valor no informado (0,5% si es extemporáneo), tope 7.500 UVT (~$393 millones en 2026) |
| Cruce automático DIAN | Analítica de datos DIAN | Inconsistencia entre renta (F110), exógena (F1001/F1003) y retenciones (F350) — el algoritmo la detecta solo |
Pongámoslo en números para que se sienta: si tu empresa compra $100 millones al año a proveedores no obligados a facturar y no genera los documentos soporte, no está incumpliendo un formalismo. Está pagando $35 millones adicionales de impuesto sobre la renta que no tendría que pagar. Cada año. Eso no es un riesgo futuro — es plata que ya salió de tu empresa.
Y hay un agravante que poca gente menciona: la DIAN ya cruza automáticamente la información de tus documentos soporte con tu declaración de renta, tu información exógena y las retenciones del Formulario 350. Si declaras un costo por servicios a terceros pero no hay documento soporte electrónico que lo respalde, esa inconsistencia salta sola. No necesita un auditor humano: la detecta un algoritmo.
El dato reciente que cambia el juego (Concepto DIAN 006942/2025)
En mayo de 2025, la DIAN emitió el Concepto 006942, donde aclara algo que muchos contadores daban por sentado: el documento soporte no puede generarse en cualquier momento.
Debe emitirse dentro del año gravable en que se efectúa la operación, conforme a las dos modalidades previstas en la Resolución 000167 de 2021:
- Modalidad individual: generación y transmisión dentro de los 10 primeros días del mes siguiente a la operación.
- Modalidad acumulada: generación y transmisión dentro de los 3 primeros días del mes siguiente al periodo de acumulación.
Lo que ya no se puede es generarlo retroactivamente en un año gravable posterior y pretender que la deducción aplique para el año anterior. La DIAN fue clara: emitido fuera de plazo, el documento soporte pierde su efecto fiscal.
Esto cambia el juego para una empresa mediana con decenas o cientos de transacciones mensuales a proveedores no obligados a facturar. La emisión del documento soporte no puede dejarse para el cierre fiscal. Tiene que ser parte del flujo de compras del día a día — o se pierde la deducción de forma irrecuperable.
Si tu empresa maneja un volumen importante de estas compras, te conviene también revisar nuestra guía sobre errores comunes en la declaración del IVA — porque el documento soporte electrónico se cruza con el IVA descontable de esas mismas transacciones.
Dónde se complican las empresas medianas
El documento soporte electrónico no es técnicamente difícil de generar. El problema está en el volumen y en la falta de sistematización.
Lo que le pasa a una empresa mediana es esto: compra a 10, 20 o 50 proveedores no obligados a facturar al mes. Cada compra debería generar un documento soporte con su resolución, su consecutivo y su transmisión a la DIAN. Pero si ese proceso no está integrado al flujo de compras del ERP, se convierte en una tarea manual que alguien tiene que recordar, armar en paralelo y transmitir aparte.
And cuando es manual, se olvida. Se acumula. Llega el cierre del año y se descubre que hay compras sin soporte que ya no son deducibles — porque se pasó el año gravable y, según el Concepto 006942, ya no tienen efecto fiscal. O los documentos se generaron pero nunca se transmitieron. O se transmitieron con errores de NIT o consecutivo que la DIAN rechazó sin que nadie lo notara.
Los errores más frecuentes que vemos:
- No generar el documento soporte para compras "pequeñas" (todas cuentan, sin importar el monto).
- No verificar si el proveedor realmente no está obligado a facturar (si le generas documento soporte a alguien que sí debería facturarte, la transacción queda mal soportada por ambos lados).
- Generar el documento pero no transmitirlo a la DIAN dentro del plazo.
- Acumular todo para diciembre y descubrir que no alcanza el tiempo.
Si reconoces alguna de estas situaciones, te recomendamos leer nuestro artículo sobre cómo automatizar la contabilidad — es el primer paso para que este tipo de procesos dejen de depender de la memoria de una persona.
Cómo resolverlo sin que dependa de la memoria de nadie
La solución no es contratar a alguien para que genere documentos soporte a mano: es integrar la emisión al flujo de compras. Lo que hace la diferencia es que el proceso sea automático, no voluntario.
¿Cómo se ve eso en la práctica?
El sistema identifica al proveedor como no obligado a facturar desde la ficha del tercero. Al registrar la compra, genera automáticamente el documento soporte con todos los requisitos del Decreto 1625. Lo transmite a la DIAN y recibe el CUDS sin intervención manual. Y ese documento soporte queda vinculado a la causación contable y a la retención practicada — todo en un solo movimiento.
Así el documento soporte deja de ser "una tarea más que alguien tiene que recordar" y se convierte en parte natural de la operación. Se emite cuando se registra la compra, no cuando alguien se acuerda.
En Ofima llevamos +40 años acompañando a empresas medianas colombianas a cumplir con sus obligaciones tributarias sin depender de la memoria de nadie. Si tu operación genera documentos soporte de forma manual — o si no estás seguro de que se estén generando todos —, una conversación con un Asesor Experto Certificado puede ayudarte a identificar el riesgo y ver cómo se integra este proceso a tu operación. La conversación es sin costo.
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Preguntas frecuentes
¿Qué es el documento soporte electrónico?
Es un documento del sistema de facturación electrónica de la DIAN que genera el comprador cuando adquiere bienes o servicios a personas no obligadas a facturar. Fue creado por la Resolución 000167 de 2021 y es obligatorio desde agosto de 2022. Sin él, las compras a estos proveedores no son deducibles en la declaración de renta.
¿Quién debe generar el documento soporte electrónico?
El comprador, no el vendedor. Si tu empresa compra un servicio a una persona natural no responsable de IVA que no está obligada a facturar, es tu empresa la que debe generar el documento soporte, transmitirlo a la DIAN y obtener el CUDS que lo valida.
¿Qué pasa si no emito el documento soporte electrónico?
La DIAN puede rechazar la deducción fiscal de esa compra en tu declaración de renta. Para personas jurídicas, eso significa pagar el 35% de impuesto sobre un gasto que debería haber restado de la base gravable. Además, la no transmisión puede generar sanciones conforme al artículo 651 del Estatuto Tributario, con multas de hasta 7.500 UVT (~$393 millones en 2026).
¿Puedo generar el documento soporte después de cerrar el año gravable?
No con efecto fiscal para el año anterior. Según el Concepto DIAN 006942 de 2025, el documento soporte debe emitirse dentro del año gravable en que se efectúa la operación. Generarlo fuera de plazo invalida su efecto como soporte de deducción para ese período.
¿Cuál es la diferencia entre el documento soporte y la factura electrónica?
La factura electrónica la genera el vendedor para soportar una venta. El documento soporte lo genera el comprador para soportar una compra a alguien que no factura. Ambos hacen parte del sistema de facturación electrónica de la DIAN y reciben un código único de validación: CUFE para la factura y CUDS para el documento soporte.
¿Qué pasa si le genero documento soporte a alguien que sí está obligado a facturar?
La transacción queda mal soportada por ambos lados: el proveedor debería haberte entregado factura electrónica y no lo hizo, y tu documento soporte se emitió sobre una base incorrecta. En un cruce de información de la DIAN, esa inconsistencia se detecta y puede generar requerimientos tanto para ti como para el proveedor.